Liiketoimintaprosessien kehittäminen osana tietojärjestelmien käyttäjäkeskeistä suunnittelua

Tämä diplomityö tehtiin Teknilliselle korkeakoululle ja se liittyy hallitun opiskelu- ja opetusympäristön kehittämiseen. Hallittu opiskelu- ja opetusympäristö muodostuu keskenään integroiduista tietojärjestelmistä, joista opiskelu- ja opetusportaalilla tulee olemaan keskeinen rooli. Tietojärjestelmien lisäksi samaan sosiotekniseen kokonaisuuteen kuuluvat organisaation prosessit, käytännöt ja sosiaaliset suhteet. Muutokset kokonaisuuden yhdessä osassa vaikuttavat hyvin helposti muihin. Opiskelu- ja opetusportaalin avulla halutaan kehittää opiskelijoiden ja opettajien prosesseja. Työssä tutkittiinkin liiketoimintaprosessien kehittämisen ja käyttäjien prosesseihin olennaisesti vaikuttavien tietojärjestelmien käyttäjäkeskeisen suunnittelun yhteyttä. Työn tuloksena syntyi malli, joka yhdistää standardoidun käyttäjäkeskeisen suunnittelun mallin liiketoimintaprosessien kehittämismalliin. Työn soveltavana osana toteutettiin portaalin suunnittelua varten kehitetyn mallin ensimmäiset vaiheet: käytön kontekstin määrittely, prosessien nykytilan dokumentointi sekä parhaiden käytäntöjen ja kehittämiskohteiden tunnistaminen. Soveltavassa osassa rajoituttiin opiskelijakäyttäjäryhmiin. Tutkimusmenetelminä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua ja sosioteknistä läpikäyntiä. Lisäksi selvitettiin tilastotietoa TKK:n opiskelijarekisteristä. Portaalin opiskelijakäyttäjiä voidaan luokitella osaston, kielen, opin1-oikeuden, opintojen vaiheen, opiskelun aktiivisuuden ja tietoteknisen osaamisen perusteella. Opiskelijoiden prosessit voidaan jakaa abstraktilla tasolla opintojen eritasoisiin suunnitteluprosesseihin, opiskeluprosesseihin, opintojen ohjaukseen ja tukemiseen liittyviin prosesseihin, opintohallinnollisiin virallisiin prosesseihin ja opiskelun edellyttämien perusasioiden hoitamiseen liittyviin prosesseihin. Käyttäjätutkimuksessa keskityttiin opiskelu- ja opetusportaalin kannalta mielenkiintoisiin opintojen suunnitteluun ja opiskeluun liittyvien prosessien dokumentointiin ja analysointiin. Hyvin monissa prosesseissa esiintyy samantyyppisiä ongelmia. Ensinnäkin käyttäjille ei ole aina selvää mistä tiedon pitäisi löytyä, koska käytännöt eroavat kurssien, laboratorioiden ja osastojen välillä. Toiseksi, samaa tietoa löytyy useasta eri paikasta, mutta nämä tiedot ovat toisinaan keskenään ristiriitaisia. Tarvittavia tietoja ei aina ole saatavilla silloin, kun niitä tarvittaisiin