Datan ja informaation laadun hallinta yrityksen tietojärjestelmissä - tapaustutkimus

Tämän diplomityön tutkimuskohteena oli suomalaisyrityksen kolmen tietojärjestelmän ketju. Diplomityön tarkoituksena oli tehdä parannusehdotuksia yrityksen nykyisiin datan ja tiedon laadun hallintamenetelmiin sekä prosesseihin, joilla on vaikutusta informaation laatuun. Tutkimuksen kohteena olivat PDM järjestelmä, ERP järjestelmä sekä operatiiviseen raportointiin käytetty tietovarasto. Teoreettinen tausta selvitettiin alustavalla kirjallisuustutkimuksella. Parannuskohteet identifioitiin haastattelemalla teknisiä asiantuntijoita, johtajia ja datan ylläpitäjiä sekä vertaamalla yrityksen nykyisiä käytäntöjä kirjallisuudessa esitettyihin metodeihin. Suuri osa kirjallisuustutkimuksesta suoritettiin samanaikaisesti haastattelujen ohella tehtyjen havaintojen tulkitsemiseen sopivien teorioiden löytämiseksi. Merkittävimmät parannuskohteet löydettiin manuaalisesta datasiirtoprosessista PDM järjestelmästä ERP järjestelmään, järjestelmien ylläpitäjien välisestä kommunikaatiosta sekä tietovaraston raporttien käytöstä. Nykytilanteen analysoinnissa sekä parannusehdotusten muotoilussa sovellettiin informaation laadun hallinnan teoriaa (English 1999) sekä Lillrankin (2003) tietoyhtälöä [M=f(D,C)]. Tietovarastoa koskevat parannusehdotukset perustuivat käyttäjien ymmärryksen lisäämiseen tietovarastoon saapuvien dataelementtien kontekstista (C) sekä heidän tietofunktioidensa (f) yhdenmukaistamiseen käyttötuen sekä koulutuksen avulla. Merkittävin informaation ja datan laadun hallinnan parannusehdotus on selkeä roolien ja vastuunjaon määrittely koskien dataelementtien laatua, mikä edellyttää järjestelmien lävitse kulkevan tietovirran hallintaa erillisenä tunnustettuna prosessina. Parannusehdotusten toteuttamisen pitäisi vähentää jo tehdyn työn korjaamista tai uudelleen tekemistä sekä parantaa prosessien suorituskykyä. Osa parannusehdotuksista vaatii yrityksen prosessien lisätutkimuksia. Parannusehdotusten toteuttaminen jätetään yrityksen tehtäväksi