Kiinteistö- ja toimitilapalveluiden hankintaprosessi palveluntuottajan näkökulmasta

Julkisella sektorilla hankintoja säätelee voimakkaasti laki, jonka tunteminen on tärkeää sekä hankintayksikölle että palveluntarjoajalle. Virheellinen hankintamenettely johtaa hankintayksikön päätöksen kumoamiseen, joka aiheuttaa ylimääräisen työn ja lisäkustannusten lisäksi myös lopullisen hankinnan viivästymisen. Myös palveluntuottajan on erittäin tärkeää tuntea julkinen hankintaprosessi, jotta se voi varmistaa oman asemansa loukkaamattomuuden hankintamenettelyssä. Tämän työn tavoitteena oli luoda toimintaohjeet palveluiden tarjoamiseen erityyppisille tilaajille sekä myyntiprosessin kehittämisen kautta parantaa tarjousten laatua ja lisätä sopimukseen johtavien tarjousten määrää. Työn yhtenä tavoitteena oli myös kuvata ISS palveluiden myyntiprosessi ja selvittää sen kehityskohtia. Työssä käsiteltiin kiinteistö- ja toimitilapalveluiden hankintaprosessia palveluntuottajan näkökulmasta, ja tilaajista tutkittiin vain julkisia yhteisöjä. Tutkimus suoritettiin kirjallisuus- ja tapaustutkimuksena sekä haastatteluilla. Työn tuloksena on kuvattu ISS palveluiden myyntiprosessi ja tarkastelu siihen liittyviä ongelmia, joita ovat muun muassa julkisyhteisöjen haluttomuus keskustella palveluiden järjestämisestä strategisella tasolla, hankintojen hajanaisuus, valmiiden työmäärämitoitusten käyttö tarjouspyynnössä, liian lyhyt aika tarjouksen tekemiseen, palveluntuottajan puutteellisesti tekemä jälkianalyysi ja hankintalainsäädännön heikko tunteminen. Hankintalainsäädäntö muuttuu vuonna 2006, ja sen vaikutuksia myyntiprosessiin on myös tutkittu. Tarjouksiin liittyviä mieltymyksiä on yhtä monta kuin on tilaajiakin eikä mitään yleispätevää ohjetta tietyntyyppisen tilaajan Iähestymiseen ole mahdollista tehdä. Työn tuloksissa on esitetty tapaustutkimuksiin ja haastatteluihin perustuen ehdotuksia tarjousten laadun parantamiseksi. Eniten kehitystä palveluntuottajien tarjouksissa tarvitsee konkreettisten esimerkkien käyttö sekä järjestelmien ja toimintatapojen kohdekohtainen soveltaminen. Tällä hetkellä tarjouksissa kerrotaan asioita liian yleisellä tasolla