Projektinjohtokonsultin asiakasviestintä rakennuttamisprosessissa

Nykyisessä kireässä markkinatilanteessa palveluntarjoajan pitää etsiä uusia menetelmiä ja toimintatapoja palveluprosessin osaprosessien kehittämiseksi. Rakennusprojektien tietoteknisten mahdollisuuksien lisääntyessä ja tiedon määrän kasvaessa tiedon välittämiseen, välitetyn tiedon muotoon ja kokonaistietovirran hallitsemiseen pyritään löytämään työkaluja myös projektinjohtorakennuttajien keskuudessa. Projektinjohtokonsultin tulee onnistua tiedonvälityksessä ja -hallinnassa erottuakseen kilpailijoistaan. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli kuvata asiakasviestinnän teoreettinen periaate ja muodostaa malli projektinaikaiselle asiakasviestinnälle, säännölliselle asiakasraportoinnille sekä palveluprosessin aikana tuotetun tiedon hallitsemiselle kiinteistötiedonhallintajärjestelmällä. Oleelliset asiakkaalle viestittävät asiat kohdistuvat aikataulun pitoon, kustannuksiin ja laadunhallintaan. Asiakas odottaa saavansa rakennuttajakonsultiltaan luotettavia ennusteita projektin valmistumisen ajoituksesta sekä projektiin sitoutuvista kokonaiskustannuksista. Näiden lisäksi poikkeamatilanteissa asiakas tulee vakuuttaa viestimällä välittömästi poikkeaman korjaustoimenpiteistä ja niiden vaikutuksesta projektin kokonaishallintaan. Luotettavan asiakasviestinnän kautta konsultti pystyy rakentamaan pitkäaikaisia asiakassuhteita. Asiakasviestinnän rutinoimiseksi rakennuttajakonsultin tulee kehittää säännöllinen asiakasraportointimalli. Raportointi tulee vakioida ja käydä asiakkaan kanssa läpi projektikohtaisesti. Hyvä raportti on selkeä, auttaa hahmottamaan projektin tilanteen nopeasti ja se antaa täsmällistä tietoa asiakkaan päätöksenteon tueksi. Raportoinnissa tulee kiinnittää huomiota ennusteisiin ja minimoida kaikki jälkikäteen todettu informaatio. Merkittävä osa rakennusprojektin viestinnästä ja informaatiosta on nykyisin sähköisessä muodossa. Digitaalisen tiedonsiirron etuna on sen nopeus. Nopeus kuitenkin aiheuttaa tiedon määrän lisääntymistä, eikä kaikki informaatio ole välttämättä oleellista projektin onnistumiselle. Oleellisen tiedon löytämisen nopeuttamiseksi tarvitaan tiedonhallintajärjestelmä. Tässä tutkimuksessa esitetään malli rakennuttajakonsultin näkökulmasta suoritetusta projektin aikaisesta tiedonhallinnasta WebRE-kiinteistötiedonhallintajärjestelmällä