Projektisalkunhallinta strategian toteuttamisessa ja uudistamisessa

More and more of the work in organizations is conducted in a project-oriented manner today, and many organizations thus operate in a multi-project environment. Project portfolio management is an area of research that aims to answer the challenges of managing multi-project environments. As the number of projects is increasing, a question arises, what is their link to the organizational strategy. The link between projects and strategy has been addressed to be important by many researchers, but there are some gaps in the existing research on this particular area. This thesis examines, how project portfolio management can be used to enhance strategy implementation and strategic adaptation in multi-project environments. The research consists of literature analyses based on both strategy and project portfolio management research and of a case study which examines the project portfolio management practices and strategy processes of a large, Finnish organization. The empirical data, on which the case study is based, is collected by interviews, workshops, questionnaire and observing the decision-making meetings. The author of the thesis has been involved in developing the current project portfolio management practices in the case organization, and thus the empirical research also has some action-research elements. The thesis divides project portfolio management to two distinct processes: stage-gate process concerning the assessment and decisions upon individual projects during their entire life cycle and portfolio reviews examining holistically the entire portfolio of the projects. Middle level managers can be seen to be responsible for the stage-gate process, and portfolio reviews involve also top management attention. Stage-gate process can enhance strategy implementation by enabling more efficient communication of the strategies in terms of organizational values and performance criteria built into project selection tools and by stimulating interaction among middle managers. Stage-gate process can enhance strategic adaptation by systematic handling of autonomous project initiatives by middle management and by leaving room for discussion and selection of experimental, autonomous projects. Portfolio reviews can enhance strategy implementation by offering a forum for interaction between middle-level and top-level managers and enabling better communication of intended strategies. Furthermore, portfolio reviews offer a chance for periodic monitoring of strategy realization in terms of comparing the status of project portfolio with the strategic objectives. Portfolio reviews can be used to enhance strategic adaptation by creating a periodic forum for communicating autonomous project initiatives and emergent strategies upward in the organization and to assess their viability, based on which a decision about their retention or abandonment can be done. Furthermore, also the validity of the current strategy can be assessed in portfolio reviews based on the realization of intended strategy and upcoming emergent strategies, and it can be re-directed, focused or extended based on the assessment.Projektimainen työ muodostaa nykypäivänä suuren osan organisaatioiden toiminnasta, ja monet organisaatiot toimivatkin moniprojektiympäristössä. Projektisalkunhallinta on tutkimusalue, joka pyrkii löytämään vastauksia moniprojektiympäristön hallinnan haasteisiin. Projektityön lisääntyminen herättää kysymyksen, mikä projektien linkki organisaation strategiaan on. Monet tutkijat ovat nostaneet projektien ja strategian välisen linkin tärkeäksi asiaksi, mutta aihetta ei ole vielä katettu tutkimuksessa kovin laajalti. Tämä diplomityö tutkii, miten projektisalkunhallintaa voidaan hyödyntää strategioiden toteuttamisessa ja uudistamisessa. Tutkimus koostuu kirjallisuusanalyysistä, joka pohjautuu strategia- ja projektisalkunhallintatutkimukseen sekä case-tutkimuksesta, jossa tutkitaan erään suuren suomalaisen organisaation projektisalkunhallintakäytäntöjä ja strategiaprosesseja. Case-tutkimuksessa käytetty empiirinen data on koottu haastatteluin, workshopein, kyselylomakkeella ja havainnoimalla päätöksentekokokouksia. Diplomityön kirjoittaja on myös ollut mukana kehittämässä case-organisaation nykyisiä projektisalkunhallintakäytäntöjä, minkä johdosta empiirisessä tutkimuksessa on myös action research -elementtejä. Tässä diplomityössä projektisalkunhallinta nähdään kahtena erillisenä prosessina: stage-gate -prosessina, jossa tarkastellaan ja arvioidaan yksittäisiä projekteja läpi niiden koko elinkaaren sekä salkkukatselmointeina, joissa tarkastellaan ja arvioidaan holistisesti koko aktiivisten projektien muodostamaa projektisalkkua. Keskijohto on tyypillisesti päävastuussa stage-gate -prosessista ja salkkukatselmoinnissa myös ylempi johto on aktiivisesti mukana. Strategisia uskomuksia ja rajoja sekä menestystekijöitä voidaan rakentaa projektien valintakriteereihin ja tällä tavoin alemmilla organisaatiotasoilla projekteja voidaan suunnata strategianmukaisiksi. Stage-gate -prosessi myös stimuloi keskijohdon välistä vuorovaikutusta, mikä voi tehostaa strategian toteuttamista. Strategian uudistamista stage-gate -prosessilla voidaan edistää jättämällä päätöksenteossa tilaa keskustelulle ja antamalla näin mahdollisuus valita projektisalkkuun myös kokeilevia, strategiaa uudistavia projekteja. Salkkukatselmoinnit voivat edesauttaa strategian toteuttamista tarjoamalla vuorovaikutuskanavan ylemmän johdon ja keskijohdon välille, jolloin strategioita voidaan paremmin kommunikoida keskijohdolle. Salkkukatselmoinnit mahdollistavat myös säännöllisen strategisten tavoitteiden toteutumisen seurannan vertaamalla projektisalkun tilannetta strategisiin tavoitteisiin. Projektikatselmoinnit tarjoavat myös kanavan organisaation alemmilla tasoilla syntyneiden strategioiden kommunikointiin ylöspäin, jolloin näiden strategioiden ja aloitteiden elinkelpoisuus voidaan arvioida ja tietoinen päätös niiden hylkäämisestä tai sisällyttämisestä varsinaiseen strategiaan voidaan tehdä arvioinnin pohjalta. Myös nykyisen strategian pätevyyttä voidaan arvioida ja sitä voidaan tarvittaessa uudelleensuunnata, fokusoida tai laajentaa