Dokumentoinnin hallintajärjestelmän käyttöönotto suuressa yrityksessä

Tutkimuksen tarkoituksena oli saada ProjectWise-dokumentoinnin hallintajärjestelmä tehokkaaseen käyttöön kohdeyrityksessä, Helsingin Energiassa. Samalla pyrittiin luomaan käyttöönottomalli, joka on sovellettavissa vastaa-vanlaisissa käyttöönottoprojekteissa. Tutkimus pohjautui kirjallisuuteen, järjestelmän käyttäjiltä saatuun palautteeseen ja käyttöönoton aikana tehtyihin havaintoihin. Kirjallisuustutkimuksen avulla kartoitettiin erilaisia käyttöönottomenetelmiä. Kirjallisuustutkimuksen tulosten perusteella menetelmäksi valittiin projektimainen käyttöönotto. Dokumentoinnin hallintajärjestelmän käyttöönottoa tarkasteltiin kaksiosaisena. Ensimmäisessä osassa, käyttöönottoon valmistautumisessa, tutkittiin käyttöönottoprojektin perustamista, käyttöönottotavan valintaa ja muutoksen hallintaa sekä niiden merkitystä käyttöönotolle. Toisessa osassa, käyttöönottoprosessissa, kuvattiin käyttöönoton etenemisen neljää eri vaihetta: järjestelmän asentamista, sisällön lataamista, koulutusta ja toteutusta. Edellä kuvatun mallin avulla käyttöönotto pystyttiin viemään onnistuneesti läpi lyhyessä ajassa. Käyttöönoton aikana tärkeäksi koettiin käyttäjille annettu koulutus ja tuki. Myös dokumenttien tietokannan eheydellä sekä järjestelmän toimittajan aktiivisuudella oli suuri merkitys käyttöönoton onnistumisessa