Tietojärjestelmän käyttöönotto

Tämä työ käsittelee tietojärjestelmän käyttöönottoa ja siihen liittyviä toimintoja. Työn tavoite on kuvata kohdeyrityksen toimintaympäristöön soveltuva tietojärjestelmän käyttöönottoprosessi ja määritellä tietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvä ongelmakenttä. Työssä käsitellään yrityksen organisaatiorakenteen vaikutusta tietojärjestelmien käyttöönottoon, käyttöönottoprojektin organisointia ja hallintaa, käyttöönottoon liittyvän muutoksen hallintaa, tietojärjestelmän käyttöönottoprosessia ja sen vaiheita sekä dokumentoinnin, koulutuksen ja käyttäjätuen merkitystä tietojärjestelmän käyttöönotossa. Tietojärjestelmän käyttöönotto kuvataan tässä työssä viisivaiheisena prosessina. Vaiheet ovat valmistautuminen, pilottivaihe, kasvuvaihe, siirtymävaihe ja ylläpitovaihe. Projektin organisointia käsiteltäessä pääpaino on projektiryhmässä sekä sen suhteissa muualle organisaatioon ja organisaation ulkopuolelle. Käyttäjätukea käsiteltäessä pohditaan tuen organisointia. Työssä käsitellään kahta organisointitapaa: keskitettyä ja paikallista mallia. Koulutuksen osalta keskitytään koulutuksen organisointiin ja esitetään erilaisia tapoja koulutuksen toteuttamiseksi.. Dokumentointi nähdään tärkeänä osana onnistunutta käyttöönottoa. Työssä käydään läpi dokumentoinnin suunnittelun kannalta keskeisiä asioita. Työssä käytetään esimerkkinä yhtä kohdeyrityksessä suoritettua tietojärjestelmän käyttöönottoa. Työssä päädytään siihen, että tietojärjestelmien käyttöönoton tulee perustua liiketoimintalähtöisesti määriteltyyn tietotekniikkastrategiaan ja tietojärjestelmäarkkitehtuuriin. Käyttöönotto tulee viedä läpi projektina hyödyntäen projektinhallintatyökaluja. Käyttöönoton suunnittelussa pitää hyödyntää käyttöönottoprosessia ja muutoksen läpiviemistä kuvaavia malleja, jolloin ei jätetä huomioimatta mitään projektin onnistumiseen olennaisesti vaikuttavia seikkoja. Erityistä huomiota pitää kiinnittää loppukäyttäjien koulutukseen ja käyttäjätuen tarjoamiseen sekä dokumentointiin, jonka avulla mahdollistetaan onnistunut siirtymä käyttöönotto-organisaatiosta ylläpito-organisaatioon