Kiinteistötiedon hallinnan kehittäminen eläkevakuutusyhtiössä - esimerkkinä Kuntien eläkevakuutus

Kiinteistötiedon hallinnan kehittämisen tavoitteena on kiinteistötiedon oikeellisuuden, laadun, saatavuuden ja vertailukelpoisuuden parantaminen. Tutkimuksessa käsitellään menetelmiä, joiden avulla tiedonhallinnan tavoitteet pyritään saavuttamaan. Menetelmät sidotaan yrityksen kiinteistötietojärjestelmän rakentamiseen. Vaikka järjestelmän hankinta ei yksinään täytä tiedonhallinnan tavoitteita, niin hankinnan avulla tiedonhallinnan eri tavoitteet ja rajoitukset tiedostetaan ja yrityksen tiedonhallintaa voidaan kehittää. Tutkimuksessa selvitetään, mitä keskeisiä vaiheita kiinteistötietojärjestelmän käyttöönottoon kuuluu, mitä järjestelmän rakenteessa tulee ottaa huomioon sekä minkälaiseen tiedonhallintaan järjestelmien avulla voidaan päästä. Lisäksi organisaation kiinteistöomistussuhteesta riippuvat tekijät pyritään huomioimaan. Aihetta käsitellään kiinteistösijoittajan näkökulmasta, mutta tutkimuksessa selvitettyjä menetelmiä voidaan soveltaa myös muihin tapauksiin. Tutkimusmenetelminä käytetään case -tutkimusta, kirjallisuustutkimusta ja haastatteluja. Case -tutkimus perustuu Kuntien eläkevakuutuksessa tehtävään tutkimukseen kiinteistötietojärjestelmän hankinnasta, käyttöönotosta ja tuotantokäytöstä. Haastattelut, kirjeenvaihto ja keskustelut käydään Arsenalin, SOK:n ja HPY:n kiinteistöyksiköiden edustajien kanssa. Tutkimuksessa muodostetaan toimintamalli, jonka portaiden avulla kiinteistötiedon hallintaa kehitetään kiinteistötietojärjestelmän varaan. Tutkimus osoittaa, että järjestelmän onnistuneella rakentamisella tiedon saatavuus, hyödyntäminen ja raportointi parantuvat, mutta tämän päivän kiinteistötietojärjestelmillä ei vielä tiedon tehokkaaseen analysointiin pystytä. Sijoittajaomistajalle suurimmat kiinteistötietojärjestelmästä saatavat edut ovatkin tiedon tehostuva raportointimahdollisuus, mahdollisuus arkistoida kiinteistötieto yhteen paikkaan ja vuokraustoiminnan tukeminen. Toimintamallin muodostamisessa näiden hyötyjen tavoittaminen on ollut keskeisenä lähtökohtana