Ulkoistettu sähköpostiratkaisu suomalaiselle pk-yritykselle

Tässä diplomityössä oli tavoitteena määritellä suomalaiselle pk-yritykselle sopiva ulkoistettu sähköpostiratkaisu. Samalla oli tarkoituksena hakea ulkoistamiselle otollisen pk-yrityksen ominaispiirteitä. Työn tuloksia tullaan käyttämään osana erään suomalaisen operaattorin tuotekehitysprosessia. Sähköpostin historiaa, nykytilaa ja tulevaisuutta on käyty läpi lehtiartikkeleiden, Internetistä löytyvän materiaalin sekä kirjoittajan työssään saaman kokemuksen perusteella. Ulkoistamisen teoreettiseen puoleen on tutustuttu lehtiartikkeleiden pohjalta. Työn käytännöllisen puolen muodostaa suomalaisille pk-yrityksille postitettu kyselytutkimus, jossa yrityksiltä kysyttiin niiden tarpeista sähköpostille ja mielipiteitä yleensä tietotekniikkapalveluiden sekä erityisesti sähköpostin ulkoistamisesta. Sähköposti on joillekin yrityksille sopiva palvelu ulkoistettavaksi, erityisesti koska se ei yleensä ole yrityksen ydinosaamista, se vaatii erityisosaamista ja se alkaa olla yrityksille kriittisen tärkeä palvelu. Tärkeimpiä tunnusmerkkejä sähköpostia ulkoistavalle yritykselle ovat suuri ulkoisen viestinnän osuus, nopea Internet-yhteys, sähköpostin käyttö vain henkilöiden väliseen viestintään, tarve sähköpostin saatavuudelle aina, vähäinen oma ATK-osaaminen ja etäyhteyksien tarve sähköpostiin. Sähköpostin ulkoistaminen ei kuitenkaan sovi kaikille yrityksille. Tärkeimpiä tähän vaikuttavia tekijöitä ovat suuri sisäisen viestinnän osuus, omien sovellusten rakentaminen sähköpostiin, yrityksen tietoturvapolitiikka sekä myös yrityksen erittäin hidas Internet-yhteys. Työssä esitetään keinoja näiden tekijöiden vaikutuksen vähentämiseen. Yritysten sähköpostijärjestelmälle tärkeimpinä pidettyjä ominaisuuksia olivat ympärivuorokautinen saatavuus, luotettavuus, sähköpostin käyttö mistä vain, tietoturva ja hakemistot. Työssä käydään läpi näiden tarkempia sisältöjä sekä mahdollisia toteutustapoja ulkoistetussa ympäristössä. Ulkoistaminen ei ole aina riskitön ja ongelmaton ratkaisu. Suurimpia ongelmia ja riskejä ulkoistamisessa ovat sopimusten epäselvyys, toimittajaan kiinni jääminen ja pitkät sopimusajat, joita tietotekniikan ulkoistaminen usein vaatii. Työssä esitetään keinoja riskien ja ongelmien vähentämiseen sähköpostin ulkoistamisessa