Changing organizational structures in the Vilnius city municipality administration: a transition to project- and process-based management approaches

Besikeičiantys visuomenės poreikiai, paskatina įstaigas pradėti vykdyti pokyčius tam, kad teikiamos paslaugos ir vykdoma veikla būtų kiek įmanoma efektyvesnė. Šiame darbe nagrinėjamas Vilniaus miesto savivaldybės administracijos atvejis ir jų veiklos pokyčiai. Stengiantis viešojo sektoriaus įstaigą keisti tokia kryptimi, kad jos taptų šiuolaikiškos, inovatyvios, dėl šios priežasties buvo nuspręsta pereiti prie projektinio ir procesinio veiklos organizavimo. Šios dvi veiklos organizavimo sampratos yra dažnai tapatinamos, tačiau turi esminius skirtumus taip pat išskiria eigos etapus, kurie išsiskiria savo specifika. Toks veiklos organizavimas atsispindi pateiktuose ir analizuotuose Vilniaus miesto savivaldybės veiklos atvejuose. Paslaugų kokybės gerinimas, paslaugų prieinamumas, naujų sistemų, strategijų kūrimas visa tai tobulina ir modernizuoja veiklos procesus, prie to prisideda ir administracijos plokštinimas. Darbe atlikto tyrimo tikslas – organizavimo pokyčių Vilniaus miesto savivaldybės administracijoje probleminė analizė. tyrimui įvykdyti išsikelti pagrindiniai uždaviniai: Išsiaiškinti ar darbuotojai yra pakankamai informuojami ir konsultuojami apie pokyčius vykstančius Vilniaus miesto administracijoje; Išanalizuoti darbuotojų požiūrį į vykstančius pokyčius ir jų įsitraukimą. Baigiamąjį darbą sudaro 3 skyriai ir mažesni poskyriai. Pirmajame skyriuje pristatomos viešojo administravimo veiklų sampratos taip pat tradicinės teorinės prieigos ir pereinama prie viešojo administravimo naujinimo. Šiame skyriuje taip pat nagrinėjamas procesų ir projektų valdymas ir taikymas. Analizuojamas jų sąveikumas. Antrajame skyriuje pristatoma kaip Vilniaus miesto savivaldybės administracijoje vykdomi veiklos pokyčiai, kokios naujovės ir kodėl yra diegiamos, kokių rezultatų pavyksta pasiekti. Trečiajame skyriuje pradedamas tyrimas, kurio metu remiantis teorine dalimi ir kokybinio tyrimo metu gautus pusiau struktūruoto interviu (6) atsakymus iš Vilniaus miesto savivaldybės administracijos darbuotojų, atlikta probleminė analizė.The ongoing social and economic changes lead to institutions adopting new ways of organizing their services and activities in order to make them as efficient as possible. This paper is based on a case study of the Vilnius City Municipality; it analyzes changes in its approaches to the organization of administration. In efforts to modernize and innovate public sector institutions, two prominent approaches to the organization of administrative activities include project- and process-based methods. While some consider these two concepts as overlapping, there are several notable differences in their organizational structures and procedural steps, each with its own specifications. These two trends are also present in this case study of Vilnius City Municipality. By improving the quality and availability of services, developing new systems and strategies, and flattening the administration, business processes can be significantly improved and modernized. The aim of the research project is to conduct a problem analysis of the organizational changes in the Vilnius City Municipality administration. Its overarching goal is: To find out whether the employees are sufficiently informed and consulted about the changes taking place in the Vilnius City Administration; and Analyze the employees' attitudes to the ongoing changes and their involvement in these changes. The paper thesis consists of three chapters divided into smaller subsections. The first chapter introduces the concepts of public administration and its activities and covers classical theories and emerging new approaches to public administration. This chapter also examines the management and application of various administrative processes and projects. The analysis also includes the interoperability of these processes and projects. The second chapter studies how the changes in the activities of the Vilnius City Municipality administration were carried out, what innovations were introduced, and why they were implemented; it also evaluates the outcomes of these activities. Relying on the theoretical insights developed earlier and using the qualitiative research approach, the third chapter presents a problem analysis of 6 semi-structured interviews conducted with the employees conducted with imployees representing different levels of expertise of the Vilnius City Municipality administration.Politikos mokslų ir diplomatijos fakultetasViešojo administravimo katedr