Effektivisering av anbudsprocessen på Balfour Beatty Rail AB : Examensarbete, Innovativ produktion

Anbudsprocessen på Balfour Beatty Rail i Västerås står inför en förändring då man vill införa ett nätverksbaserat kalkyleringssystem. Examensarbetets avsikt är att fokusera på anbudsprocessen med fokus på kalkylarbetet för att se hur dessa kan effektiviseras, samt för att se hur arbetet med kalkyleringen ska utformas på bästa sätt vid övergången till den nya plattformen. För att komma fram till hur anbudsprocessen ska kunna förbättras och designas på bästa möjliga sätt har detta bland annat lösts med hjälp av semistrukturerade intervjuer med alla som är involverade, för att få en insyn in i processen på en detaljnivå som tillåtit mig att modellera processens utgångsläge. Då företaget har utryckt en önskan om att ”skapa en ’lean’ anbudsprocess” har målet varit att förbättra processen med hjälp av den teori som är tillämplig (operations management, TQM, MIS, project management med mera) samt även att underbygga den med teori om lean enterprise och undersöka möjligheten för ett större åtagande av ett lean system. Efter undersökande av processen har en rad förbättringar föreslagits som till viss grad kunnats illustreras med en ny processkartläggning. För att optimera organisationens arbete med att producera anbud har det konstaterats att beslutsprocessen som leder fram till ett åtagande av produktion av anbud varit för lång och behöver effektiviseras genom att bland annat förbättra beslutsunderlaget innan ledningen träffas, att korta beslutsvägar och att ha möten minst två gånger i veckan. Inköpsavdelningen måste få en mer central roll i organisationen för att kunna utföra sitt arbete på ett så effektivt sätt som möjligt vilket hittills inte skett, nya åtgärder som rekommenderas är en centralisering av funktionerna för att möjliggöra ett totalkostnadsfokus för organisationen som helhet vid inköpsarbete, att alla förhandlingar med underleverantörer/underentreprenörer sköts av dem samt att man koordinerar strategiska inköpsbeslut med dem i ett tidigt skede samt kontinuerligt genom anbudsprocessen. Detta är ett led i arbetet för att grunda för långsiktighet. Kalkylarbetet kan förbättras på flera sätt för att frigöra den mer av den begränsade resurs som hittills satt gränsen för hur många anbud som kunnat produceras, den teknikkunniga kalkylatorn. Utöver detta så har jag föreslagit en rad åtgärder som förhoppningsvis kommer att leda till en förbättring av kvaliteten på anbuden. Kalkylstrukturerna i sig rekommenderas att företaget baserar på de industriella standardritningar som är vanligt förekommande vid kalkylarbete parallellt med ett kunskapslagringssystem som bygger på ständiga förbättringar och regelbunden kvalitetskontroll. På lång sikt så rekommenderas även att företaget ser över den uppsättning av programvaror som inte kan interagera på ett önskvärt sätt internt i företaget, vilket leder till en enorm resursförbrukning. Jag konstaterar också att det är ett stort åtagande att vilja anamma leansystemet, något som behöver undersökas på en ledningsnivå och som inbegriper hela organisationen. Nyckelord: anbud, kalkylering, järnvägsentreprenad, inköp, operations management, supply chain management, management information systems, knowledge management, kvalitet, ständiga förbättringar, project management, lean enterprise