Lean Administration : How can Lean be implemented in an administrative section?

Den här uppsatsen behandlar Lean i en administrativ miljö, istället för produktion. Lean är inget nytt påfund, utan har sina rötter tillbaka till 1930-talet hos grundarna av Toyota. Lean handlar om att minska slöseri och att visualisera flöden inom företag. Lean används för att identifiera värden och värdeflöden, skapa flöden utan slöserier och implementera dessa flöden mer effektivt genom kontinuerliga förbättringar. Syftet med uppsatsen är att se hur Lean kan implementeras i en administrativ avdelning för att minska slöseri, ledtider och standardisera arbetsprocesserna. Vidare kommer en grund läggas till en modell för vidare implementering av Lean i andra administrativa avdelningar. Genom utförda intervjuer, följda ordrar och genom studerade dokument har det blivit klart att Lean går att använda sig av och implementera i en administrativ avdelning. Arbetsprocesserna blir mer synliga vilket gör att processerna kan standardiseras och på så sätt kan slöseri minskas och därmed ledtider minska. Standardisering av arbetet kan ske genom att skapa en prisdatabas, prismodell och synliggöras genom visuell planering. Modellen som skapats är en pyramid som är uppdelad i fem olika steg. Grunden i pyramiden är att de anställda måste ta ansvar för sitt eget arbete. Nästa nivå i pyramiden är att engagera de anställda. Tredje steget är att visualisera flödet, aktiviteterna och de problem som existerar. Nästa steg är att förenkla flödet, och toppen av pyramiden är att kontinuerligt förbättra flödet. Slutsatsen av denna studie är att Lean är ett sätt att arbeta som grundar sig i sunt och gemensamt förnuft. Lean kan implementeras i en avdelning genom att göra flödena synliga och identifiera problem, slöseri och förbättrings möjligheter. Vidare kan inte Lean implementeras i en avdelning om inte de anställda tar ansvar för sitt arbete eller om det inte finns ett tydligt ledarskap.This Master thesis is concerning Lean in an administrative section, instead of production. Lean is nothing new, it has its roots back to the 1930s with the founders of Toyota. Lean is about reducing waste and visualizing flows in companies. Lean is used to find values and value streams in the business, creating flows without waste and to implement these flows more efficiently by continuously work with improvements. The purpose of this Master thesis is to study how Lean can be implemented in a section of a company where the processes are related to administration, not production, to reduce waste, lead time and structuralize the work process. Further a foundation will be created for a model to implement Lean in other administrative sections. Through interviews, following orders in the flow and by studying documents it has been established that Lean can be used and implemented in an administrative section. By using Lean work processes can be made more visual, which makes it possible to standardize the process and in that way reduce waste and lead time. This can be made by creating a price database, price model and by using visual planning. The model created is a pyramid divided into five steps. The foundation is to take responsibility for ones own work, and to inform the employees and give them meaning with changes. The next level is to engage the employees. Third step is to visualize the flow, activities and the problems. The next step is to simplify the flow, and the top of the pyramid is to continuously improve the flow. The conclusions of the Master thesis are that Lean is a way of working with good and common sense. Lean can be implemented in a section by making the flows visual and then identifying problems, waste and improvements. Further Lean cannot be implemented in a section if the employees do not take responsibility of their own work, or if there is not a visual leadership