Value Chain Analysis of Scania´s Reverse Logistics : Case Study on the Swedish, German and Benelux Markets

Today Scania give a high priority to the continuous improvements on the quality of their vehicles. To follow up the flaws in product quality, which are recognized by the repairs at the local workshops, material requests are carried through to be able to analyze the defects at the plant in Södertälje – in purpose to improve the product quality. The material requests are also carried through to compensate the workshop for their expenses and to check that they are working according to the company’s warranty manual. Due to local routines and different distribution structures at the different markets the lead times and the costs caused by the flow of material are hard to estimate. Furthermore the lead times are in many cases unjustified long, which imply that the information about quality problems reaches Scania at a late stage. The variations in lead times moreover results in problems with planning the activities. This study has, in the light of the background described above, aimed to map and analyze the lead times and costs which are caused by the flow of warranty material, from the company’s workshops to the plant in Södertälje. Based on the results of the analysis a range of alternative solutions also have been prepared in purpose to reduce the lead times in a cost efficient way. The mapping, which took place on the Swedish, German and Benelux markets, has mainly been carried out through visits at the workshops and the distributors at respective markets. Apart from the qualitative aspects in collected data the performance of the studied markets, in the form of costs and lead times, has been compiled and calculated. The observed characteristics were later on analyzed together with relevant logistics management theory to point out strengths and weaknesses with different solutions. Based on the mapping and the analysis the second part of the study could be completed, which aimed to formulate a range of recommendations. The recommendations, which are presented below, are principally formulated in correspondence with the priorities of Scania – namely to achieve high product quality and rapid information. Improved and more concrete management at factory level. This can be achieved through clarified targets which include explicit measurements and directives towards all actors. Reduce the waiting time between activities. This can be achieved by a combination of incentives and demands on the distributors as well as on the workshops. Change the transport strategies. On the Benelux market the transport solutions are well designed and are therefore both cost effective and quite fast, which implies short lead times. On the Swedish market a consolidation of goods is proposed to decrease the delivery rate in Södertälje to just once a week. On the German market merged deliveries are proposed, the same transport that delivers spare parts to the workshop will through this recommendation also pick up the warranty material. The warranty material will in this solution also be merged in a collection point and thereafter be transported to the distributor once a week. Change the transport frequencies. The different markets will send in material on predefined days once a week, which will contribute to keep the lead times short and the quantities at a more manageable level. Even out the inflow of material to Södertälje and avoid handling in Building 220X, to reduce the problems with stress, mishandling and lack of recourses which occur because of the uneven inflow at the receiving area today. Clear information should in according to this be given to each market concerning for instance shipping date and quantities. Improve the integration of the information systems, to facilitate the spreading of information and administrative activities related to claims and material requests. This also implies that forecasting and management is facilitated. Through the recommendations the lead time for the Swedish market is estimated to be reduced from 21 to 13 days, for the German market from 60 to 21 days and from 39 to 21 days for the Benelux-market. Apart from reduced lead times the more straight demands, incentives and improved routines will imply that the variations in lead times are reduced. Due to the changes according to the recommendations the costs will be reduced, both through the reduced lead times, which affect the capital costs, as well as more efficient structures that reduce the handling costs and the costs of transportation.Scania lägger idag ner stor energi på att ständigt utveckla kvaliteten på de tillverkade fordonen. I avsikt att följa upp de kvalitetsbrister som uppdagas vid reparationer ute på företagets service­verkstäder genomförs materialhemtagningar för att centralt kunna analysera defekterna och utveckla kvaliteten, men också för att ersätta verkstädernas utlägg och kontrollera att de följer garantimanualens föreskrifter. Beroende på lokala rutiner och varierande upplägg av respektive marknads distributionsstruktur är de ledtider och kostnader som dessa materialflöden idag medför svåra att uppskatta. Ledtiderna är dessutom i många fall omotiverat långa vilket medför att informationen om kvalitetsbrister ankommer Scania sent. Dessutom medför variationerna i ledtiden att det blir svårt att planera verksamheten. Denna studie har utifrån ovanstående bakgrund avsett att kartlägga och analysera de ledtider och kostnader som uppstår i materialflödet av returmaterial, från Scanias serviceverkstäder via distributören till fabriken i Södertälje. Utifrån analysresultaten har alternativa lösningar utarbetats för att på ett kostnadseffektivt sätt reducera ledtiderna. Kartläggningen som skedde på marknaderna i Sverige, Tyskland och Benelux har huvudsakligen genomförts via besök hos distributörer och serviceverkstäder på respektive marknad och har sammanställts i ett empiriunderlag. Förutom de mer kvalitativa aspekterna i detta underlag har respektive marknads prestanda, i form av kostnader och ledtider, sammanställts och beräknats. De observerade egenskaperna på de studerade marknaderna kunde tillsammans med relevant teori analyseras för att påvisa styrkor och svagheter med olika upplägg och lösningar. Utifrån kartläggning och analys kunde studiens andra del fullbordas, vilken avsåg att ta fram rekommendationer för åtgärder som medförde ett kostnadseffektivare upplägg och samtidigt reducerade ledtider. Rekommendationerna som nedan presenteras har utgått från de prioriteringar som gjordes i analysen, vilka huvudsakligen utgår från Scanias strävan efter hög produktkvalitet och snabb information, vilket indirekt implicerar korta ledtider. Förbättrad styrning/mätning från fabrik, genom formulering av tydliga målsättningar från fabrik centralt, vilket omfattar definiering av explicita mätpunkter och kommunikation av tydliga krav och incitament gentemot övriga aktörer. Minska väntetiden mellan aktiviteterna, genom att införa krav och/eller incitament, enligt resonemanget ovan, gentemot serviceverkstäder och distributörer. Detta ökar prioriteten samtidigt som utformandet av bättre rutiner stimuleras. Förändra flödesvägar och transportstrategier. För Benelux-marknaden bedöms de befintliga transportstrategierna fungera bra då de är både kostnadseffektiva och samtidigt medför korta ledtider. På den svenska marknaden kan efter analys konstateras att dagens lösning är ett fullgott alternativ, men för att undvika de ojämna inleveranserna rekommenderas att en konsolidering av godset genomförs för vidare inleverans en gång per vecka. För den tyska marknaden föreslås samleveranser, så kallade mjölkrundor, i samband med reservdelsleveranserna som levererar godset till ett antal uppsamlingsplatser. Från uppsamlingsplatserna bör godset skickas till distributören som efter besiktning levererar godset vidare till Södertälje. Förändra transportfrekvenserna, in till fabrik till en gång per vecka för samtliga marknader för att samla ihop hanterbara mängder från marknaden och samtidigt hålla ledtiden nere. Jämna ut inflödet till Södertälje och undvik hantering i byggnad 220X, för att minska problemen med stress, felhantering och resursbrist som uppstår i och med dagens ojämna flöde vid ankomstmottagningen i byggnad 280. Tydliga besked bör här ges till respektive marknad om exempelvis vilka avskeppningsdatum och vilken information som efterfrågas. Förbättra systemstödet, för att underlätta informationsspridning och administrativa aktiviteter relaterade till reklamationer och materialhemtagningar, vilket också innebär att endast önskat material tas hem och prognostisering och styrning underlättas. Genom de föreslagna åtgärderna har ledtiderna för Sverige beräknats minska från 21 till 13 dagar, för Tyskland från 60 till 21 dagar och för Benelux från 39 till 21 dagar. Förutom kortare ledtider innebär tydligare krav och incitament tillsammans med förbättrade rutiner att variationerna i ledtiderna minskar. Baserat på de utarbetade rekommendationerna minskar också kostnaderna både genom minskade ledtider, vilket påverkar lagerföringskostnaderna, och genom effektivare upplägg som minskar lagerhållningskostnaderna och transportkostnaderna