Knowledge management within chain organisations - centralisation and localisation : A case study on coworking as a chain organisation

Den senaste tiden har sett framväxten av en ny ekonomi som karaktäriseras av entreprenörskap, digitalisering och konsultarbeten. De nya arbetsformerna ställer krav på en ny typ av arbetsplats än den traditionella. Den moderna arbetsplatsen ska nu tillgodose dessa för allt från egenföretagaren till den kontorslösa filialen. Behovet har fått fenomenet coworking att blomstra och skapat en marknad för företag som erbjuder detta genom både plats och sammanhang. Coworking-företag som finns på flera platser fungerar som en kedjeorganisation där varje coworking-sajt bildar en länk i kedjan. Tidigare forskning som gjorts inom området kunskapshantering fokuserar framförallt på större företag. Litteraturstudier visar dock på att det saknas forskning kring kunskapshantering inom små kedjeorganisationer som vill växa vilket leder till frågan: Hur hanteras kunskap inom organisationer som växer på spridda geografiska platser? Likt dilemmat för multinationella företag behöver kedjeorganisationen ta ställning till vad som bör styras centralt respektive anpassas efter lokala förutsättningar och behov. Syftet med studien som redovisas i denna rapport är därför att förstå hur kedjeorganisationer kan arbeta med centralisering och lokal anpassning av organisatorisk kunskapshantering. För att göra detta utfördes en fallstudie hos coworking-bolaget DoSpace som efter tre år som verksamma har fem coworking-sajter i fyra olika städer. För länkarna i denna kedjeverksamhet undersöks vilka processer och aktiviteter som centraliseras och vilka mekanismer för kunskapsöverföring som är verksamma. Studien tar också hänsyn till faktorer som kan påverka kunskapshanteringen. Resultaten av analysarbetet indikerar att viss kunskapshantering är mer sårbar för en expansion medan majoriteten är skalbar. Det förstnämnda spåras till kunskapsintensiva utbyten som möjliggörs av att bolaget är litet, det identifierar de mekanismer för kunskapsöverföring som karaktäriseras av nära kommunikation. Denna kunskapshantering är svårskalad och ställer krav på hur företag arbetar med kultur och kommunikationsfrämjande mellan anställda på olika geografiska platser. Aktiviteter som kan kodifieras anses generellt vara skalbara och kan i majoriteten av fallen med fördel centralstyras. Kunskap som utgör en viktig funktion för verksamheten och centralstyrs utan att kodifieras kan skapa flaskhalsar under expansion. Rekommendationen till små kedjeverksamheter som vill växa blir därför att påbörja resan mot kodifiering och arbeta för att behålla en nära arbetskultur mellan länkarna. För centrala delar av kärnverksamheten som inte kan kodifieras rekommenderas att kunskap inte låses hos en individ, utan delas av flera i ledningen, för att undvika flaskhalsar. Kraven på kodifiering är som lägst i början av expansioner och företag börjar med fördel arbeta med verktyg som lagrar lärdomar i historik innan standardiserade processer kan förväntas vara på plats. Det viktigaste är att de länkar i kedjan som behöver utbyta kunskap får träffas i person och bygga en relation innan de förväntas interagera i kunskapshanteringssyfte.Recent years have seen the uprising of a new economy, characterised by entrepreneurship, digitalisation and consultancy. The new ways of working are increasing the demand of a new form and setting of work in contrast to the traditional office. This modern working place shall fulfil any need that may exist for the novice self-employee as well as the established business in need of an office space. The rising demand has shed light on the concept of coworking and created a market for companies offering the location and service of it. Coworking companies operating in more than one place function as chain operations where each site forms a link to the chain. Previous studies within the area of knowledge management have shown to focus mainly on large corporations. However, a literature review concludes a gap in the research of knowledge management regarding small, growing chain operations. This leads to the question of how knowledge is managed within companies growing in different geographical locations. Similarly to multinational companies, chain operations need to decide on whether to opt for centralization as a strategy or let each link make local adaptations depending on local needs. The aim of the study delivered in this report is therefore to understand how companies operating as a chain can apply strategies of centralisation and local adaptations in regard to organisational knowledge management. To solve the issue a case study of the coworking company DoSpace is carried out. The company has been operating for three years and is present in four different cities with a total of five coworking sites. For the links of this chain, activities and processes are identified according to degree of centralisation as well as what knowledge management mechanisms are present, while considering potential influencing factors. The results of the study show that certain knowledge management is vulnerable to a business expansion while the majority of it is scalable. The prior can be traced to knowledge intensive exchanges carried out through close communication that the low amount of people in the case company allows for. The associated knowledge transfer mechanisms that are present are identified. This form of knowledge management is difficult to scale and requires work being put into company culture and facilitating communication across links. Codifiable activities are generally scalable and to a majority of cases preferably centralised. Centralised core knowledge that is not codified can create bottle necks during business expansion. The recommendation made to small growing chain operations is therefore to begin the journey towards codification whilst working to maintain a close company culture across the links. For centralized core knowledge that cannot be codified the recommendation is to prevent bottle necks by sharing the knowledge between more than one manager. The need for codification is at its lowest in the beginning of business expansion and companies may preferably start this journey by incorporating a communication structure that allows for storing and tracing before expected to implement standardised processes for knowledge management. Meeting and relationship building in person across links is significant for those that are later expected to engage in knowledge sharing activities