Tapahtumajärjestämisen opas ainejärjestön vuosijuhliin

Ainejärjestön vuosijuhlien järjestäminen yksi hallituksen suurimmista projekteista vuoden aikana. Toimintaa tehdään harrastuspohjalta ja tapahtumajärjestämisen osaaminen on usein vähäistä. Perehdytys toimintaan on edeltävän vuoden toimijoiden vastuulla ja toimijoiden vaihtuessa kokonaan parin vuoden välein hiljainen tieto ja käytännönkokemus katoavat nopeasti toimijoiden keskuudesta. Toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli hahmottaa vuosijuhlien suunnitteluprosessin olennaiset tehtävät ja ongelmakohdat sekä kriittiset yksityiskohdat järjestäjän näkökulmasta ja tehdä niiden pohjalta tapahtumajärjestämisen opas. Teoriaosuus koostuu vuosijuhlien kannalta olennaisesta tapahtumajärjestämisen teoriasta, viestinnästä ja tapatietoudesta. Lähteinä on käytetty aiheisiin liittyvää kirjallisuutta ja verkkolähteitä. Opinnäytetyö on laadullinen tapaustutkimus, jossa perehdytään toimeksiantajana toimivan ainejärjestön HSOY ry:n vuosijuhlien järjestelyihin. Tarvittavat tiedot on kerätty dokumenttianalyysilla ja viime vuosien toimijoiden teemahaastatteluilla, jotka on analysoitu aineistolähtöisellä sisällönanalyysin avulla. Opinnäytetyö aloitettiin huhtikuussa 2020 ja se valmistui saman vuoden marraskuussa. Produkti on vain HSOY ry:n hallituksen käyttöön. HSOY ry:n hallituksen toimijat pitivät opasta ajankohtaisena ja hyödyllisenä dokumenttina, josta uskottiin olevan paljon apua tulevan vuoden toimijoille, koska tapahtumaa ei pystytty järjestämään vuonna 2020 Koronapandemian takia