TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS AKTIF DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT BHAKTI WIRA TAMTAMA SEMARANG TAHUN 2015

Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang mempunyai 3 petugas rekam medis, dari 3 petugas tersebut didapatkan 2 petugas yang sering kali dalam pengambilan dan pengembalian DRM pada rak filing mengalami kesulitan. Serta salah dalam memasukan dan tidak dapat menemukanDRM di rak (misfile), hal ini dikarenakan DRM di rak penuh. Dengan bertambahnya jumlah pasien setiap harinya, maka akan menambah dokumen aktif di rak filing.Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi pelaksanaan retensi DRM aktif di Rumah SakitBhakti Wira Tamtama Semarang. Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan cross sectional dan menggunakan metode penelitian observasi dan wawancara dengan variabel penelitian kebijakan retensi DRM aktif, standar operasional prosedur (SOP) retensi DRM aktif, petugas rekam medis dibagian filing, alat-alat retensi, pelaksanaan retensi.Subjek ialah 3 petugas filing dan kepala rekam medis objek adalah kebijakan, SOP, petugas filing, alat-alat retensi, pelaksanaan retensi. Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara.DataAnalisis secara deskriptif dan selanjutnya akan dibandingkan dengan teori. Berdasarkan hasil penelitian di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama sudah mempunyai kebijakan dan SOP retensi,namun untuk kebijakan masih dituliskan satu lembar dengan SOP, dan untuk SOP belum tertera JRA (jadwal Retensi Arsip) sebagai pedoman dalam menentukan lama simpan DRM sesuai dengan jenis penyakitnya. Terdapat 3 petugas filing dan sudah memiliki alat-alat retensi seperti KIUP, Indeks, tali rafia, dan spidol permanen, namun untuk KIUP dan Indeks tidak dipergunakan. Belum ada daftar pemindahan DRM aktif ke rak in aktif guna bukti pemindahan DRM. Untuk pemilahan DRM aktif dilihat dari tanggal terakhir pasien datang berobat dengan dilihat pada map sebelah kanan bawah tertera tahun kunjungan, sedangkan cara penyimpanan ditumpuk sesuai dengan tanggal terakhir berobat dengan cara penomoran TDF (terminal digit filing). Saran bagi Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang adalah merevisi SOP dengan menambahkan JRA, Membuat kebijakan lagi agar tidak satu lembar dengan SOP, Membuat buku pemindahan dokumen aktif ke in aktif, Membuat Tracer, Menentukan pelaksanaan retensi secara periodik