Rancangan pengukuran kinerja dengan pendekatan balanced scorecard pada pusdiklat tenaga administrasi badan litbang dan diklat kementrian agama

Kementerian Agama sedang melaksanakan reformasi birokrasi. Reformasi birokasi bertujuan untuk meningkatkan kinerja. Pusdiklat Tenaga Administrasi merupakan salah satu unit atau satuan kerja pemerintah yang berada di bawah Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama. Peningkatan kinerja membutuhkan manajemen kinerja yang lebih baik. Peningkatan kinerja membutuhkan suatu alat ukur kinerja. salah satu alat ukur yang sekarang sedang populer digunakan adalah balanced scorecard. Penelitian ini bermaksud membuat rancangan pengukuran kinerja dengan menggunakan metode balanced scorecard pada Pusdiklat Tenaga Administrasi Kementerian Agama. Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka dirumuskan permasalahan penelitian sebagai berikut: 1. Bagaimana menganalisa dan mengidentifikasi sasaran strategis Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama. 2. Bagaimana menganalisa dan mengidentifikasi indikator kinerja utama (IKU) yang lebih tepat, yang meliputi perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses internal, dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan organisasi Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama. 3. Bagaimana menghitung bobot dari masing-masing perspektif dan Indikator Kinerja Utama (IKU) dalam perancangan Balanced Scorecard Pusdiklat Tenaga Administarsi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama. 4. Bagaimana Pusdiklat Tenaga Administrasi menggambarkan peta strateginya. 5. Inisiatif strategis apa yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran strategis. Berdasarkan uraian latar belakang dan rumusan masalah, maka tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Analisa dan identifikasi sasaran strategis (SS) Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama. 2. Analisa dan identifikasi indikator kinerja utama (IKU) dalam pengukuran kinerja Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Diklat dan Litbang Kementerian Agama sesuai dengan perspektif keuangan, pemangku kepentingan dan pelanggan, proses internal, serta perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. 3. Menghitung bobot perspektif, sasaran strategis dan indikator kinerja utama dalam kerangka pengukuran kinerja melalui pendekatan Balanced Scorecard di Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Diklat dan Litbang Kementerian Agama. 4. Menggambarkan peta strategi Pusdiklat Tenaga Administrasi. 5. Mengidentifikasi Inisiatif Strategis dalam rangka mencapai sasaran strategis. Ruang lingkup penelitian ini adalah melakukan perancangan pengukuran kinerja dengan metode balanced scorecard. Balanced scorecard dibuat mulai dari penerjemahan sasaran kinerja strategik organisasi dan selanjutnya penyusunan balanced scorecard dengan menentukan sasaran strategis (SS), kemudian menentukan indikator kinerja utama (IKU) ke dalam perspektif keuangan, pemangku kepentingan dan pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan organisasi. Tahap berikutnya adalah penyusunan peta strategi dan inisiatif strategis. Selanjutnya merekomendasikan penggunaan Balanced Scorecard untuk Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama Republik Indonesia. Penelitian dilaksanakan di Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama yang beralamat di Jalan Ciputat Raya Jakarta Selatan. Penelitian dilaksanakan pada bulan Maret sd November 2011. Desain Penelitian ini adalah deskriptif, yaitu penelitian bersifat paparan untuk menggambarkan hal-hal yang ditanyakan dalam penelitian. Pada penelitian ini, pendekatan tersebut bermaksud untuk memperoleh gambaran kinerja organisasi, dengan membuat rancangan sistem kinerja yang komprehensif, seimbang dan terukur melalui metode balanced scorecard yang mendukung semangat reformasi birokrasi. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang diambil secara langsung dari sumbernya. Data diperoleh melalui focus group discussion dan in depth interview dengan para responden, dan penyebaran kuesioner. Data sekunder adalah data diambil melalui perantara yang digunakan untuk menjawab pertanyaan dalam penelitian. Data sekunder diperoleh melalui dokumen terkait administrasi di pusdiklat tenaga administrasi badan litbang dan diklat kementerian agama. Pada penelitian ini teknik pengambilan contoh untuk pelanggan dilakukan secara acak dan metode purposive sampling untuk pegawai Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama. Pembobotan antar perspektif, SS dan IKU dilakukan dengan menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP). AHP digunakan untuk menentukan rumusan strategi dalam menentukan kebijakan yang harus diambil oleh pihak Pusdiklat Tenaga Administrasi untuk peningkatan kinerja. Teknik ini merupakan suatu model pengambilan keputusan yang memberikan kesempatan pada perorangan atau kelompok untuk membangun gagasan-gagasan dan mendefinisikan persoalan dengan cara membuat asumsi masing-masing dan memperoleh pemecahannya (Saaty, 1991). Sedangkan proses pengolahan data dilakukan dengan menggunakan Software Expert Choice. Rancangan pengukuran kinerja dengan metode balanced scorecard di Pusdiklat tenaga administrasi terbagi ke dalam empat perspektif, yaitu perspektif pemangku kepentingan dan pelanggan, perspektif bisnis proses internal, perspektif pembelajaran and pertumbuhan dan perspektif keuangan. Dari empat perspektif ini, akan dijabarkan lagi menjadi 13 sasaran strategis. dari masing masing sasaran strategis, akan diukur dengan Indikator Kinerja utama atau IKU. Terdapat SS yg diukur dengan 1 IKU, SS yang diukur dengan 2 IKU, SS yang diukur dengan 3 IKU dan yang paling banyak adalah 1 SS diukur dengan menggunakan 4 IKU. Persepektif Pemangku kepentingan dan Pelanggan dibagi menjadi 2 sasaran strategis, yaitu: SDM tenaga administrasi kemenag kompeten melalui diklat (IKU pada SS ini adalah: persentase diklat yang berkontribusi terhadap peningkatan kompetensi; Persentase jumlah peserta diklat terhadap jumlah pegawai tenaga administrasi kemenag; persentase lulusan diklat dari kemenag dengan predikat minimal baik; persentase jumlah program diklat dari kemenag dengan predikat minimal baik) dan Kualitas Pelayanan Prima dalam Diklat Tenaga Administrasi Kementerian Agama (IKU Persentase capaian kualitas pelayanan prima dalam diklat). Perspektif proses internal akan berisi 6 sasaran strategis. Keenam SS tersebut adalah TNA yang handal dan mutakhir ( IKU nya adalah: Jumlah TNA); Program diklat tenaga administrasi yang sesuai kebutuhan kemenag (IKU nya adalah : jumlah jenis program diklat baru yang dikembangkan; rasio jenis program diklat dipenuhi terhadap program diklat dibutuhkan; persentase realisasi program diklat yang diselenggarakan dan kesesuaian program diklat dengan kebutuhan pemenuhan kompetensi), penyelenggaraan diklat yang berkualitas (IKU: jumlah peserta diklat dari kemenag, jumlah peserta diklat jarak jauh dan Persentase capaian kualitas pelayanan prima dalam diklat); Widyaiswara/pengajar yang kompeten (IKU: persentase Widyaiswara/pengajar yang dinilai dengan nilai minimal baik dan jumlah riset atau karya tulis ilmiah yang relevan yg dihasilkan widyaiswara); pembinaan, pengawasan dan kemitraan (IKU : jumlah pegawai yang menerima beasiswa, Jumlah mitra kerjasama diklat, dan frekuensi pembinaan dan pengawasan program terhadap seluruh unit kediklatan daerah); dan evaluasi diklat yang berkualitas (IKU: jumlah rekomendasi diklat yang ditindaklanjuti). Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan berisi 3 SS, yaitu: SDM Pusdiklat Tenaga Administrasi profesional (persentase jumlah pegawai yang telah memenuhi target mengikuti diklat; Jumlah pegawai yang memenuhi standar kompetensi jabatan; Jumlah pegawai Pusdiklat TA dengan pendidikan minimal S1), organisasi yang dinamis (IKU nya adalah persentase Prosedur Operasi Standar yang dimplementasikan); Teknologi Informasi dan Komunikasi yang mendukung pelaksanaan diklat (IKU nya adalah: jumlah aplikasi yang dikembangkan, tingkat pemanfaatan aplikasi, persentase komputer yang terhubung dengan jaringan). Perspektif keuangan berisi 2 SS, yaitu: keuangan yang akuntabel (IKU nya adalah persentase penyerapan DIPA dan Jumlah temuan oleh Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah) dan sarana prasarana bagi peserta diklat yang memadai (IKU nya adalah persentase realisasi pengadaan barang dan jasa). Pembobotan dalam pengukuran kinerja dengan menggunakan balanced scorecard ini dilakukan dengan metode AHP, dimana hasil kuesioner diolah dengan menggunakan software expert choice. Hasil dari pembobotan untuk 4 perspektif adalah sebagai berikut: perspektif pemangku kepentingan dan pelanggan (28,7%); perspektif proses internal sebesar 16,9%); perspektif pembelajaran and pertumbuhan sebesar ( 26,7%); dan perspektif keuangan (27,7%). Bobot SS pada perspektif pemangku kepentingan dan pelanggan adalah: SDM tenaga administrasi kompeten (28,7%) dan kualitas pelayanan prima dalam diklat tenaga administrasi kemenag (23%). Bobot SS pada perspektif bisnis proses internal adalah: TNA yang handal dan mutakhir (28,3%); program diklat TA sesuai kebutuhan Kemenag (15,5%); penyelenggaraan diklat berkualitas (10%); Widyaiswara/pengajar kompeten (18,3%); pembinaan, pengawasan dan kemitraan (9,7%) dan evaluasi diklat berkualitas (18,2%). Disarankan kepada Pusdiklat tenaga administrasi untuk menerapkan metode pengukuran kinerja dengan pendekatan balanced scorecard