Perancangan manajemen kinerja penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dengan metode management by objective (mbo) dan perspektif balanced scorecard di pusbindiklat peneliti lipi

Akuntabilitas kinerja mendorong organisasi sektor publik untuk memperbaiki kinerjanya secara berkelanjutan dan membangun sistem manajemen kinerja yang berorientasi pada hasil, bukan hanya pada anggaran dan realisasinya. Pusbindiklat Peneliti LIPI mempunyai peran yang sangat besar dalam penyelenggaraan Diklat khususnya untuk peneliti nasional, mempertanggungjawabkan akuntabilitas kinerjanya dengan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP). SAKIP hanya fokus pada pengendalian anggaran dan pemenuhan standar dengan mengukur anggaran dan realisasi program/kegiatan pada periode tertentu dan belum menunjukkan pencapaian keberhasilan organisasi secara menyeluruh, sehingga diperlukan suatu model manajemen kinerja untuk mendampingi SAKIP sebagai pedoman dalam perencanaan dan pengawasan program serta alat pengendali strategis bagi manajemen yang mampu mengukur keberhasilan dan kegagalan organisasi. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: (1) bagaimana manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat yang dipergunakan oleh Pusbindiklat Peneliti LIPI, (2) bagaimana persepsi terhadap manajemen kinerja dengan metode MBO dan perspektif Balanced Scorecard, (3) bagaimana rancangan manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat dengan metode MBO dan perspektif Balanced Scorecard untuk Pusbindiklat Peneliti LIPI. Tujuan penelitian ini adalah: (1) menganalisis manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat Pusbindiklat Peneliti LIPI, (2) menganalisis persepsi terhadap manajemen kinerja dengan metode MBO dan perspektif Balanced Scorecard, (3) merancang manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat dengan metode MBO dan perspektif Balanced Scorecard untuk Pusbindiklat Peneliti LIPI. Manfaat penelitian ini bagi ilmu pengetahuan sebagai sumbangan keilmuan, memperkaya ilmu pengetahuan dalam bidang MSDM. Bagi peneliti dan akademisi memberikan tambahan pengetahuan dalam proses penelitian dengan metodologi penelitian dan pemahaman permasalahan yang diteliti. Bagi Pusbindiklat Peneliti LIPI sebagai masukan dalam manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat untuk melengkapi metode yang telah dipergunakan serta meningkatkan kinerja penyelenggaraan Diklat. Bagi LIPI untuk mendukung proses reformasi birokrasi dengan mendorong SDM yang profesional, berkualitas serta membentuk perilaku yang berorientasi pada pelayanan. Penelitian ini dibatasi oleh beberapa hal yaitu: (1) penelitian dilaksanakan di Bidang Penyelenggaraan Diklat Pusbindiklat Peneliti LIPI dalam kurun waktu 8 bulan, yaitu bulan Maret - Oktober 2011, (2) perspektif Balanced Scorecard yang digunakan meliputi: keuangan, peserta Diklat, Standar Operasional Prosedur (SOP), SDM penyelenggara Diklat, teknologi dan inovasi, (3) penyelenggaraan Diklat dalam penelitian ini meliputi unsur pelayanan sekretariat dan penyiapan sarana prasarana Diklat, unsur-unsur lain dianggap ceteris paribus, berkaitan dengan kewenangan yang sangat terbatas. Rancangan manajemen kinerja ini terbatas untuk penyelenggaraan Diklat di Pusbindiklat Peneliti LIPI. Hasil dari penelitian ini tidak dapat langsung ditarik kesimpulan untuk digunakan secara umum di organisasi sektor publik lainnya. Keterbatasan lainnya berkaitan dengan narasumber dalam diskusi kelompok terfokus yang semuanya berasal dari Pusbindiklat Peneliti LIPI. Namun dengan narasumber yang tersedia diyakini data yang dikumpulkan sudah memiliki kualitas dan kuantitas yang cukup baik. Narasumber ahli dari luar Pusbindiklat Peneliti LIPI dilibatkan secara terpisah dalam wawancara mendalam. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus, dan metode observasi partisipan. Desain penelitian yang digunakan adalah: (1) riset eksploratori, untuk mendapatkan pandangan mendalam dan menyeluruh mengenai permasalahan, (2) riset deskriptif, menggambarkan seluruh data dan informasi berkaitan dengan topik yang diteliti. Kedua metode riset tersebut digunakan untuk menggambarkan permasalahan manajemen kinerja di Pusbindiklat Peneliti LIPI serta analisis persepsi terhadap metode MBO dan perspektif Balanced Scorecard. Data yang digunakan meliputi data primer dan data sekunder. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari observasi partisipan, kuesioner, wawancara mendalam dan diskusi kelompok terfokus. Data sekunder, yang diperoleh dari dokumen, buku dan sumber data lainnya. Sampel diambil dengan cara non probability sampling yaitu setiap anggota populasi tidak memiliki kesempatan yang sama sebagai sampel. Teknik yang digunakan adalah purposive sampling yaitu penentuan sampel dengan pertimbangan khusus sehingga layak dijadikan sampel. Populasi yaitu pegawai Pusbindiklat Peneliti LIPI sebanyak 50 orang, purposive sample yaitu staf di Bidang Penyelenggaraan Diklat sebanyak sembilan orang dan serta pejabat struktural eselon II, III dan IV di Pusbindiklat Peneliti LIPI sebanyak 14 orang. Pertimbangan pemilihan sampel pegawai berdasarkan pengalaman, tugas dan fungsi dalam penyelenggaraan Diklat. Sedangkan sampel pejabat berdasarkan pengalaman dan pengetahuan manajerialnya. Teknik analisis data dalam penelitian ini adalah analisis data kualitatif yang meliputi: pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, penarikan simpulan dan verifikasi. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa dalam penyelenggaraan Diklat terdapat 21 tugas pokok dan dua tugas tambahan, tetapi belum ada SOP dan uraian tugas yang jelas, tidak ada kesamaan persepsi terhadap tata urutan tugas dan standar waktu penyelesaian tugas. Tugas tambahan menyebabkan besarnya beban tugas Bidang melebihi jumlah SDM yang ada, distribusi tugas yang tidak merata dan tugas yang tidak sesuai dengan kompetensi. Tugas tambahan ini tidak sesuai dengan tugas dan fungsi dari Bidang Penyelenggaraan Diklat. Sebaiknya digunakan sistem sentralisasi keuangan, sehingga penyelenggaraan Diklat lebih optimal dengan sumber daya yang ada. Selain itu perlu optimalisasi sumber daya, pelatihan bagi SDM penyelenggara Diklat untuk meningkatkan kompetensi, mendorong motivasi pegawai agar meningkat produktivitas kerjanya dan melakukan perekrutan pegawai sesuai kompetensi yang dibutuhkan. Sarana dan prasarana kerja untuk penyelenggaraan Diklat meliputi: pendukung kerja harian, komunikasi, pengolahan data dan sekretariat. Kondisinya banyak yang telah tua rusak dan kurang jumlahnya, perlu dilakukan penggantian, pengadaan, pemeliharaan dan perawatan. Dengan memperhatikan penggunaan teknologi untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan yang didukung SDM berkualitas. Sedangkan kenyamanan, kebersihan dan keamanan ruangan di Pusbindiklat Peneliti LIPI berdasarkan hasil penelitian perlu ditingkatkan. Pengukuran Kinerja penyelenggaraan Diklat berdasarkan SAKIP pada tahun 2010 masuk dalam kategori baik. Hal ini tidak sesuai dengan hasil dari evaluasi program tahun 2010 di mana banyak terdapat keluhan, masukan dan saran dari peserta Diklat yang berulang pada beberapa angkatan. Hal ini menunjukkan bahwa manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat yang ada saat ini belum mampu meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Persepsi terhadap kondisi tersebut adalah bahwa manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat yang ada saat ini tidak efektif untuk menilai kinerja penyelenggaraan Diklat. Manajemen kinerja seharusnya tidak cukup dinilai dari realisasi anggaran saja, sehingga partisipan setuju bila dilakukan perbaikan. Narasumber ahli menyatakan bahwa SAKIP cukup akuntabel dari sisi anggaran, tetapi belum mampu meningkatkan kinerja. Persepsi terhadap MBO yaitu prinsip partisipasi dan target kinerja individu. Dua prinsip dasar ini menurut narasumber ahli sangat penting, karena bersifat aplikatif dan langsung melibatkan semua komponen organisasi. Persepsi terhadap partisipasi staf bahwa dalam menentukan target kinerja penyelenggaraan Diklat diperlukan partisipasi staf penyelenggara Diklat karena mereka lebih memahami kondisi di lapangan dan keberhasilan penyelenggaraan Diklat ditentukan oleh tim. Narasumber ahli menyatakan partisipasi harus proporsional sesuai kapasitas masing-masing SDM, dilandasi dengan kejujuran dan basic humanity. Partisipasi memberi banyak informasi, perencanaan lebih akurat, membuat pengelolaan organisasi menjadi lebih baik. Persepsi terhadap target kinerja individu adalah bahwa pegawai perlu mempunyai target kinerja individu dalam penyelesaian tugas, karena membuat kinerja lebih baik, terarah serta sebagai alat ukur kinerja pegawai. Narasumber ahli menyatakan bahwa target kinerja individu perlu disesuaikan dengan sumber daya organisasi. Target kinerja individu dapat dilaksanakan apabila ada job description, perencanaan dan penghargaan yang jelas. Partisipan menyatakan setuju bila metode MBO diterapkan dalam manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat. MBO membuat manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat lebih tepat sasaran dan optimal. Narasumber ahli menyatakan bahwa MBO dapat digunakan di organisasi sektor publik dengan menyesuaikan sumber daya yang ada. Persepsi terhadap perspektif Balanced Scorecard memperlihatkan bahwa manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat perlu memperhatikan aspek keuangan, peserta Diklat, SOP, SDM penyelenggara Diklat, teknologi dan inovasi. Aspek keuangan penting sebagai unsur utama tapi bukan satu-satunya, tanpa keuangan kegiatan tidak dapat berjalan. Aspek peserta Diklat penting karena tanpa peserta tentunya tidak akan ada kegiatan, terutama manfaat Diklat terhadap peserta yaitu menambah pengetahuan dan kompetensi, serta perlu diperhatikan kepuasan peserta. Aspek SOP penting karena membuat proses lebih teratur dan terarah, sebagai pedoman operasional untuk kelancaran penyelenggaraan Diklat. Aspek SDM Penyelenggara Diklat penting karena SDM sebagai pelaksana merupakan kunci utama dalam penyelenggaraan Diklat, sehingga perlu pelatihan untuk peningkatan kompetensi. Aspek teknologi dan Inovasi penting terutama untuk sarana dan prasarana Diklat. Partisipan menyatakan setuju bila perspektif Balanced Scorecard diterapkan dalam manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat. Perspektif Balanced Scorecard membuat keseimbangan aspek keuangan dan non keuangan. Narasumber ahli menyatakan perspektif Balanced Scorecard dapat digunakan sebagai manajemen kinerja di organisasi sektor publik, tetapi perlu adanya komitmen pimpinan dan visi misi yang jelas dari organisasi. Rancangan manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat dalam bentuk Diagram Alir yang meliputi empat tahap, yaitu: perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan penilaian kinerja. Pada tahap perencanaan di tingkat manajemen puncak, peneliti telah melakukan diskusi kelompok terfokus untuk merumuskan visi, misi, tujuan, sasaran organisasi, sasaran strategik, KPI dan target kinerja dalam penyelenggaraan Diklat yang menjadi dasar digunakannya rancangan ini pada tahapan selanjutnya. Secara keseluruhan rancangan terdiri dari 18 rangkaian proses manajemen kinerja, yaitu: (1) rencana anggaran, (2) rencana kegiatan, (3) visi dan misi, (4) tujuan dan sasaran, (5) sasaran strategik, (6) KPI, (7) target organisasi, (8) program kerja, (9) SOP dan uraian tugas, (10) beban tugas dan target individu, (11) target Bidang, (12) pengawasan, (13) evaluasi, (14) pengecekan ulang, (15) penghargaan/hukuman, (16) LAKIP, (17) Evaluasi Program, dan (18) Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3). Ukuran keberhasilan ditentukan dengan target kinerja individu, bidang dan organisasi. Hasil akhir yang diharapkan adalah peningkatan kinerja keuangan, peserta Diklat, SOP, SDM penyelenggara Diklat, teknologi dan inovasi secara berimbang dalam penyelenggaraan Diklat. Simpulan dari penelitian ini, yaitu: (1) manajemen kinerja yang dipergunakan Pusbindiklat Peneliti LIPI saat ini belum mampu meningkatkan kinerja penyelenggaraan Diklat, yang diperlukan adalah yang berorientasi pada hasil dan dapat mengukur baik kinerja keuangan maupun bukan keuangan secara berimbang, serta dapat digunakan secara bersamaan dengan SAKIP, (2) persepsi terhadap metode MBO dan perspektif Balanced Scorecard adalah bahwa keduanya dapat digunakan dan disetujui untuk digunakan bersama SAKIP, (3) rancangan ini merupakan integrasi dari metode MBO, perspektif Balanced Scorecard dan SAKIP, melalui tahap perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan penilaian kinerja. Ukuran keberhasilan ditentukan dengan target kinerja individu, bidang dan organisasi. Hasil akhir yang diharapkan adalah peningkatan kinerja keuangan, peserta Diklat, SOP, SDM penyelenggara Diklat, teknologi dan inovasi secara berimbang dalam penyelenggaraan Diklat. Saran dalam penelitian ini, yaitu: (1) manajemen kinerja penyelenggaraan Diklat dengan metode MBO, perspektif Balanced Scorecard dan SAKIP direkomendasikan untuk diimplementasikan di Pusbindiklat Peneliti LIPI. Implementasi rancangan ini disertai dengan perbaikan sumberdaya yang ada, baik metode, SDM maupun sarana dan prasarana, (2) penggunaan metode MBO perlu menyesuaikan dengan sumber daya yang ada, terutama yang berkaitan dengan target kinerja dan penghargaan. Sedangkan perspektif Balanced Scorecard perlu kejelasan dan konsistensi indikator kinerja, (3) rancangan manajemen kinerja ini akan lebih efektif dengan melaksanakan prinsip komitmen di semua tingkatan organisasi, partisipasi staf sesuai kapasitas, pengawasan dan evaluasi secara terus-menerus