Automatización del proceso empresarial de gestión de gastos mediante un enfoque BPM.

La empresa requiere de una organización en cada uno de sus departamentos y en cada uno de los movimientos empresariales que se realizan interna y externamente. Todo gira en torno a unos beneficios que deben mantenerse e ir subiendo en positivo. Para ello, se necesita mucha planificación y exactitud en las cuentas y movimientos estratégicos de la empresa. Además, muchas empresas firman convenios con otras empresas proveedoras de servicios propios de su mismo nicho de mercado. Estos acuerdos entre empresas deben mantenerse satisfechos por ambas partes ofreciendo y demostrando ser la mejor opción de ese nicho de mercado. Eso se consigue obteniendo una ventaja competitiva y siendo atractiva para los clientes. Ahí es donde comienzan las relaciones comerciales y es entonces cuando se cumple uno de los objetivos importantes para la directiva de las empresas. Pero para apuntar alto hay que tener claro cómo conseguirlo y es aquí donde aparece la necesidad de tener buenos procesos de negocio pues será de vital importancia ser metódicos y precisos en la planificación de la secuencia de pasos a seguir, todo flujo de trabajo debe estar pensado y automatizado lo máximo posible, desde los niveles superiores en los que se facilita la toma de decisiones estratégicas de la mano de herramientas como Business Intelligence, hasta la gestión integral de todo proceso organizacional, como la imputación de gastos, que constituye el caso de este Trabajo de Fin de Grado (TFG). Este TFG se ha desarrollado desde la oficina de Madrid de avanttic Consultora Tecnológica. El proyecto se ha basado en BPMS, un sistema de gestión de procesos de negocio que fusionará una aplicación móvil para imputar gastos por parte de todos los empleados y un sistema ERP (planificación de recursos empresariales) donde por parte de recursos humanos podrán gestionar esos gastos incluyéndolos en la facturación una vez aprobados. Además, se proveerá un motor de reglas de negocio para aprobaciones automáticas dando la posibilidad de ahorrarles ese tiempo. Todo ello con el objetivo de eliminar errores y retrasos que se van arrastrando y dotar al cliente de eficiencia en este proceso que hasta ahora es una secuencia de pasos imprecisa y desestructurada. Este TFG estará dirigido por parte de la empresa y por parte de la universidad, en calidad de proyecto dentro del convenio FORTE, pudiendo conseguir así dos visiones de un mismo objetivo, una más académica y metódica y otra más empresarial y tecnológica.Every company requires a suitable organization within each of their departments and business transactions that are carried out both internally and externally. Everything revolves around the benefits, which must be maintained and increased positively. This requires a lot of planning and accuracy in the accounts and the strategic decisions of the company as well. In addition, many companies sign agreements with other service supplier companies of the same niche market. These agreements between companies should satisfy both sides whilst offering and proving to be the best choice for that particular niche market. This is achieved by sustaining a competitive advantage and being attractive to customers. In fact, this is how the commercial relationships start and fulfil one of the most important objectives of the enterprise policy/directive. However, to realize its full potential, it is necessary to set a clear goal and have good business processes since being methodical and precise about the successive steps of this planning will be of vital importance; that is to say, the process workflow must be monitored and as manageable as possible, from uppermost levels in which major decisions are taken by business intelligence tools to the integrated management of every systematic strategic planning such as the allocation of income and expenses (revenue and expenditure), which is the subject matter of the final degree project. The final degree project has been developed in Madrid, in the office of avanttic Technology Consultant. The project has been based on BPMS, a business process management system that will merge a mobile application to charge expenses by all employees and an ERP system (enterprise resource planning), where human resources will manage and include those expenses in the billing once they have been approved. Moreover, a set of business rules engine will be provided for automatic approval so as to save time and, thus, avoiding existing errors and delays in order to endow the client with the efficiency they want regarding this process, which is still a sequence of inaccurate and faltering steps. The present final year project will be carried out in the context of the FORTE agreement by the previously mentioned company and by the university with the purpose of achieving two visions of the same objective and a more academic and methodical point of view as well as a more corporate and technological one