Tietojärjestelmien käyttöönottoprosessi

Tässä artikkelissa peruskysymyksinä ovat kysymys tietojärjestelmien soveltamisesta organisaatiossa ja kysymys niistä näkökulmista, joista tätä ilmiötä voidaan tarkastella ja arvioida. Keskeisenä tavoitteena on tietojärjestelmien käyttöönottoprosessin jäsentäminen. Tietojärjestelmien käyttöönottoprosessi on osoittautunut yrityksissä hankalaksi kysymykseksi. Tietojärjestelmien käyttöönottoon liitettyjen tavoitteiden saavuttaminen ei ole itsestään selvää. Tietojärjestelmien tarkastelussa onkin yhdeksi keskeiseksi teemaksi muodostunut tuottavuusvaikutukset ja niiden riippuvuusmekanismit (Willcocks ja Lester [toim.] 1999). Tietojärjestelmien käyttöönotoissa lähtökohtana on yleensä ajattelu, että muuttamalla radikaalisti tietojärjestelmien avulla toiminnan edellytyksiä, organisaatio ja toimintatavat sopeutuvat uusiin olosuhteisiin, jolloin tavoitteet on saavutettavissa. Tässä lähestymistavassa on kuitenkin ilmeiset ongelmansa. Onko mitään takeita, että järjestelmät saadaan käyttöön suunnitellusti? Tulos voi olla puolinainen, ja jos huonosti käy, jopa lähtötilannetta huonompi (Kortteinen et al. 1996). Tähän on vaikuttamassa se, että järjestelmien käyttöönottoprosessit kestävät useita vuosia ja että prosessiin osallistuu useita tahoja erilaisin intressein, näkökulmin ja menetelmin (Checkland ja Howell 1998; Hyötyläinen 1998; Mumford 1999). Artikkelissa tarkastellaan tietojärjestelmien käyttöönottoprosessia useista eri näkökulmista. Tavoitteena on eri näkökulmien käsittelyn avulla jäsentää tietojärjestelmien käyttöönottoprosessi ja siihen vaikuttavat tekijät ja osoittaa organisatoristen oppimisprosessien ja tietämyksen hallinnan mahdollisuus ja välttämättömyys onnistuneen käyttöönottoprosessin edellytyksenä. Aluksi kohdassa 2 tarkastellaan tietojärjestelmien soveltamista tiedonalana ja siinä tapahtuneita muutoksia. Kohdassa 3 käsitellään tietojärjestelmien käyttöönoton prosessimallinnusta. Tarkoitus on osoittaa tietojärjestelmien käyttöönottoprosessin monimutkaisuus ja tarve uudenlaisiin suunnittelu- ja käyttöönottoprosessia koskeviin ajattelumalleihin. Kohdassa 4 käsitellään tietojärjestelmien elinkaarimallinnusta. Kohdassa luodaan tietojärjestelmien elinkaarimallit sekä loppukäyttäjäyrityksessä tapahtuvalle käyttöönottoprosessille että ohjelmistotoimittajan kehitys- ja toimitusprosesseille. Kohdassa 5 tarkastellaan tietojärjestelmien käyttöönottoprosessia toimintana ja siihen liittyvien organisatoristen oppimisprosessien edellytyksiä. Lopuksi kohdassa 6 vedetään johtopäätökset artikkelista ja arvioidaan tietojärjestelmien käyttöönottoprosessiin kohdistuvia kehityskysymyksiä