Kommunsekreterare : en balanserande aktör mellan politik och förvaltning

I den här rapporten presenteras resultatet från en studie där det övergripande syftet varit att bidra med ökad förståelse för kommunsekreterare i en svensk kommunal kontext. Det är förvånande att det är ovanligt med studier om kommunsekreterare då det är en befattning som tidigt initierades i kommunerna när tjänstepersoner gjorde intåg i den kommunala förvaltningen. Till det ska läggas att kommunsekreterare utgör en betydande länk mellan den lokala politiken, tjänstemannaorganisationen och medborgarna. En förklaring till detta kan vara att kommunsekreterare i regel inte har något chefsansvar och sällan förekommer i media, något som gör att man kan beskriv att de ”verkar i det tysta”. Det förekommer att kommunsekreterare har chefsansvar, men såsom innevarande studie visar är det i de fall rollen som kommunsekreterare kombineras med rollen som kanslichef. Studien som presenteras i den här rapporten bygger på interaktiv forskning mellan författaren till rapporten och kommunsekreterare i Östergötlands kommuner. I rapporten presenteras en beskrivning av i vilka sammanhang som kommunsekreterare verkar, samt nyckelbegrepp som beskriver förväntningar och krav som är relaterade till kommunsekreterare. Slutligen diskuteras kommunsekreterare i relation till olika tjänstemannatyper såsom byråkrat, entreprenör, direktör etcetera. I rapporten synliggörs att kommunsekreterare ägnar stor del av sin tid till ärendehantering och med det följer att vara en balanserande aktör. Med balanserande aktör avses att kommunsekreterare verkar i en miljö som präglas av olika arenor och logiker i och med att de verkar i skärningen mellan politik och förvaltning. Tjänsteutövandet innebär därmed att verka i och mellan olika sammanhang. Paren av nyckelbegrepp som identifierades för analysen av förväntningar på kommunsekreterare utgörs av att både vara specialist och generalist. Specialist på ärendehanteringsprocessen och generalist gällande kommunkunskap – att kunna den kommunala kontexten och kommunens verksamhet. Att vara neutral och objektiv handlar om en strävan efter att informera och agera neutralt, men eftersom kommunsekreterare vanligtvis arbetar nära kommunstyrelsens ordförande är detta en svår balansgång, inte minst gentemot andra politiker. I och med att kommunsekreterare är ansvariga för ärendehanteringsprocessen arbetar de kontinuerligt med information. Detta är information som hanteras i olika politiska och förvaltningsmässiga sammanhang. Innebörden av det är att de såväl har att arbeta med att vara informationsinsamlare och informationsförmedlare. I och med att kommunsekreterarna arbetar med och ansvarar för ärendehanteringsprocessen så krävs mod och integritet för att kunna försvara god ärendehantering. Att stå upp för god ärendehantering handlar om att ha en konsultativ roll. Det handlar om att känna till parternas mottagarkapacitet och det handlar också om att känna till ”organisation” inkluderat organisationsteori, kommuner som kontext och den egna kommunen. Att känna till organisation och att vara analytisk är således av betydelse för kommunsekreterare – inte minst eftersom de också driver samt arbetar med utredningar. Gemensamt för kommunsekreterare utifrån tjänstemannatyper, är att de agerar som byråkrater. En tjänstemannatyp ska förstås som en teoretisk konstruktion (Olsson och Hysing, 2012). I och med att de ansvarar för ärendehanteringsprocessen ligger det i deras roll att informera och agera neutralt utifrån god ärendehanteringssed. I och med att studien är genomförd inom ramen för digitaliseringens tidevarv beskrev kommunsekreterarna även att de behöver vara entreprenörer och verka för en förändring av ärendehanteringsprocessen. Det framkom att det förväntas av dem och att de själva ser det som viktigt att bidra till att ärendehanteringen digitaliseras. I de fall kommunsekreterarna även är kanslichefer så förväntas det av dem att de även agerar likt direktörer med ansvar för ekonomi och personal. I de fall det ingick att leda och arbeta med utredningar tillkom även en form av forskarroll. Även om en nära arbetsmässig relation till ordföranden för kommunstyrelsen bejakades för att därigenom få bra insyn i ärenden, så ansågs det viktigt att inte agera likt en politiserad tjänsteman. Sammantaget visar studien att det är mycket som är lika för kommunsekreterare, men beroende på lokala ledningsstrukturer, att de ser olika ut för olika kommuner, så skiljer sig förutsättningarna åt. Beroende av kommunsekreterarens kompetens och vilja att agera inom ramen för strukturerna så har kommunsekreterarna både likvärdiga och olikvärdiga balansakter att hantera. Att balansera mellan par av nyckelbegrepp framkom som gemensamt för kommunsekreterarna. Att balansera mellan olika tjänstemannatyper var också något gemensamt men olika ledningsstrukturer medförde olika strukturella förutsättningar