ICT tools cannot replace the physical meeting  : A comparative case study about managers’ communication remotely and on site 

Verktyg för informations- och kommunikationsteknik (IKT-verktyg) får en viktigare roll inom organisationer, både då medarbetare befinner sig på samma arbetsplats såväl på distans. Att arbeta på distans innebär nya förutsättningar för chefer och kommunikation, något som upplevs vara komplicerat (DeRosa et al., 2004; Alistoun & Upfold, 2012; Van Quaquebeke & Felps, 2018). IKT-verktyg är en grundförutsättning för kommunikation på distans (Sivunen, 2008; Kraft, 2019; Darics, 2020) och kännedom om vilka kommunikationskanaler som används av chefer vid vilka kommunikationstillfällen kan vara ett sätt att förbättra kommunikation (Kayworth & Leidner, 2000). Syftet med studien är därför att öka förståelsen för chefers kommunikation med hjälp av IKT-verktyg vid distansledarskap. Som delsyfte vill vi undersöka om det finns likheter och skillnader mellan distansledarskap och ledarskap på plats vad gäller kommunikation och val av kommunikationskanaler. Studiens ansats är kvalitativ, abduktiv och hermeneutisk. Semistrukturerade intervjuer med tolv chefer från tio organisationer genomfördes. Urvalet utgjordes av en kombination av ett målstyrt, snöbolls- och bekvämlighetsurval. Dataanalysen utgjordes av en tematisk analys. Sex kommunikationstillfällen identifierades på distans och på plats. Kommunikationstillfällena var desamma både på distans och på plats. Ytterligare fem teman för likheter och skillnader skapades. Det vi kunnat uttyda är att distansledarskap och ledarskap på plats inte skiljer sig åt gällande kommunikationstillfällena utan att skillnaden snarare återfinns i hur kommunikationen sker. Vi har därtill funnit att kommunikation vid distansledarskap innebär fler utmaningar än kommunikation på plats. Studien visar även att kommunikation kan underlättas om uttryckssymboler används i högre utsträckning vid skriftlig kommunikation samt om videosamtal nyttjas då det behövs på distans, eftersom icke-verbal kommunikation förstärker och förtydligar budskap. Kommunikationen kan på så vis bli mer effektiv då färre missförstånd uppstår då ömsesidig mening av budskapet enklare skapas. Videosamtal kan även leda till att kommunikationen blir mer tidseffektiv då mindre tid behöver läggas på att reda ut missförstånd. Dock används videosamtal i låg utsträckning vilket vi funnit kan bero på ovana att använda verktyget. Nya beteenden behöver därför skapas för att forma nya vanor om hur IKT-verktyg kan nyttjas vid distansledarskap. Därtill fann vi att chefer regelbundet behöver träffa sina distansmedarbetare fysiskt eftersom relationen upplevs bli bättre vid fysiska möten. En god relation har vi funnit är av vikt för att kommunikationen på distans ska vara effektiv. Information and communication technology (ICT) tools are getting more important in organizations, both when employees are working at the same location as their manager as well as when employees are working remotely at other locations. Working remotely have led to new conditions for managers and communication, something perceived more complicated than when employees are at the same location as managers (DeRosa et al., 2004; Alistoun & Upfold, 2012; Van Quaquebeke & Felps, 2018). ICT tools are a prerequisite for communication when employees are working remotely (Sivunen, 2008; Kraft, 2019; Darics, 2020) and knowledge of which communication channels are used by managers at what occasions may be a way of improving communication (Kayworth & Leidner, 2000). The purpose of the study is therefore to increase the understanding of managers communication with ICT tools. Further, we want to investigate if there are similarities and differences regarding managers communication and choice of communication channel when employees are working remotely or on-site. The study's approach is qualitative, abductive and hermeneutic. Semi-structured interviews with twelve managers from ten organizations were conducted. The sampling consisted of a combination of purposive, snowball and convenience sampling. The data analysis was thematic analysis. Six occasions for communication were identified. The occasions for communication were the same both remotely and on site. Another five themes for similarities and differences were detected. We found that the occasions for communication does not differ depending on distance, but rather that the difference lies in how the communication is carried out. In addition, we have found that communication at distance leadership poses more challenges than on-site communication. The study also show that communication may be easier if emoticons are used more frequently and if video calls are used when needed, that is, when non-verbal communication reinforces and clarifies the message. In this way, communication can become more effective as fewer misunderstandings arise since it is easier to establish mutual meaning. Video calls may also make communication more time efficient as less time is needed for clearing up misunderstandings. However, video calls are not commonly used due to lack of habit using the tool. Therefore, new behaviors and habits should be created in order for managers to make efficient use of ICT tools. In addition, we have found that a good relationship is important for communication remotely to be effective. Therefore, managers regularly need to physically meet their employees working remotely as the relationship is perceived to get better with physical meetings.