Learning between project and Facility Management : A study at a Swedish real estate company

Kunskap är en av de viktigaste tillgångarna inom en organisation. Hur man tar tillvara på kunskapen i syfte för att öka ett lärande är av stor betydelse. Inom byggindustrin idag finns en begränsad grad utav lärande från redan driftsatta byggnader. Förvaltningen har stor kunskap om byggnaden gällande kvalitet och funktion samt har daglig kontakt med slutanvändarna. Byggindustrin består dessutom ofta av tillfälliga projektorganisationer som snabbt kan ändra karaktär vilket bidrar till att det saknas en lärandelänk mellan den projektbaserade delen av organisationen och den förvaltande delen av organisationen. Genom att ett lärande sker över byggprocessens faser antas ett livscykelperspektiv vilket främjar ekonomisk-, social- samt ekologisk hållbarhet. Detta examensarbete syftar till att undersöka hur ett svenskt fastighetsbolag arbetar med lärandet mellan den projektbaserad delen av organisationen och den löpande verksamhet som förvaltningen representerar. Studien undersöker också vilka förutsättningar som finns för ett ökat lärande mellan dessa delar av organisationen. Vidare analyseras den insamlade empirin utifrån Knowledge Management mekanismerna kunskapsdrag, kunskapstryck och fasta. Analys görs även utifrån SECImodellen och diskussion förs kring balansen mellan interaktion och samarbete. Studien resulterar i att fastighetsbolaget mestadels använder Knowledge Management mekanismen kunskapsdrag vid lärande. Detta stödjs av tidigare forskning som antas vara det mest effektiva arbetssättet för ett ökat lärande. Kommunikationen vid lärande sker i huvudsak informellt mellan den projektbaserade verksamheten och förvaltningen. Kunskapen på fastighetsbolaget är mestadels individuell kunskap och nya processer och rutiner behövs således för att omvandla denna till organisatorisk kunskap. Parallellt med studien pågår ett arbete med framtagandet av nya arbetssätt och rutiner för ett ökat lärande. Förutsättningarna för att kunna lyckas med ett ökat lärande mellan den projektbaserade organisationen och förvaltningen är goda då en hög grad av det kooperativa beteendets samarbete har identifierats på fastighetsbolaget.Knowledge is one of the most important assets of an organization. How to utilize the knowledge in order to increase learning is of great importance. In the construction industry today, there is a limited degree of learning from already commissioned buildings. Operation and maintenance apartment have knowledge of the building regarding quality and function and have daily contact with the end-user. The construction industry often consists of temporary project organizations that can quickly change and there is limited knowledge flow between facility management and projectbased organizations. By learning between the phases of the building process, a life cycle perspective is adopted which promotes economic, social and ecological sustainability. This thesis aims to investigate how a Swedish real estate company works with the learning between the project-based part of the organization and the on-going operation, which in this case is represented by the facility management. The study also investigate what conditions exists to increase learning. Furthermore, empirical results are analyzed based on the Knowledge Management mechanisms pull, push and fixed and learning based on the SECI model followed by a discussion about the balance between interaction and collaboration. The result of the study shows that the real estate company is using the Knowledge Management mechanism pull in order to increase learning. This is supported by previous research and this is believed to be the most effective way to increase learning in the construction industry. Communication between the project-based organization and the facility management is mainly informal and the knowledge within the real estate company is mostly individual knowledge. Thus, new processes and routines are needed to transform this into organizational knowledge. There is an ongoing work at the company aiming to develop new working methods and routines for increased learning. The prerequisites for success with increased learning between the project-based organization and the facility management are good, as a high degree of cooperative behavior has been identified at the real estate company