Plan de mejoramiento para la gestión de procesos de negocio en la Unidad de Planificación Rural Agropecuaria (UPRA), empleando la Metodología de Gestión de Procesos de Negocio – BPM (Business Process Management).

La Unidad de Planificación Rural Agropecuaria (UPRA), adquirió en el año 2015 una plataforma tecnológica de Business Process Management System (BPMS) para la gestión de procesos de negocio, basada en la metodología BPM. Sin embargo, aunque la puesta en producción de la herramienta BPMS se realizó en el segundo trimestre del año 2016, a la fecha en la entidad no se han apropiado los conceptos y aspectos metodológicos de la Gestión de Procesos de Negocio, así mismo, tampoco se han definido claramente los roles y actividades que deben cumplir las áreas estratégicas de la entidad responsables la transición de un modelo de gestión por funciones a uno de gestión por procesos, siendo estas principalmente la Asesoría de Planeación y la Oficina TIC. En consecuencia, no se explotan las potencialidades de la plataforma tecnológica adquirida, se automatizan procesos sin una clara alineación con la planeación estratégica y los responsables de los procesos solo se enfocan en la automatización de las tareas con las que están directamente relacionados, desconociendo así las interacciones de su proceso con los demás de la entidad. Por lo anterior, es necesario que la entidad incorpore a su Sistema de Gestión Integrado el marco metodológico de gestión de procesos de negocio, este permitirá hacer una transición hacia el nuevo enfoque de gestión de procesos que se soporta en la herramienta tecnológica ya adquirida, con metas a largo plazo, centrado en productos y servicios, que ofrezcan valor agregado a sus clientes y en el cual cada miembro de la organización comprenda su rol en el marco de los procesos de la misma. Todo esto mediante un proyecto de 5 fases (Especificación, Diseño, Desarrollo, Pruebas y Despliegue), dando como resultado una línea base de los procesos existentes rediseñados para que cumplan los lineamientos la propuesta TO – BE, para que se pueda evidenciar desde una visión de negocio, la interrelación de los procesos y actualización del mapa de procesos.The Agricultural Rural Planning Unit (UPRA), acquired in 2015 a Business Process Management System (BPMS) platform to manage business processes based on BPM methodology. However, although the BPMS tool was put into production in the second quarter of 2016, as of now, the concepts and methodological aspects of Business Process Management have not been appropriated, neither the roles and activities within strategics areas have been clearly defined. These areas are responsible to transition from a function based management model to a processes based one. Main related areas are Planning Advisory and the ICT Office. As a result, technological platform is not used at its full potential, processes are automated without a clear alignment with strategic planning. People responsible of processes are only focused on automation of tasks which are directly related, thus ignoring the interactions of its process with the rest of the entity. Therefore, it is necessary for the entity to incorporate into its Integrated Management System the methodological framework of business process management, this will allow a transition to the new process management approach that is supported in the technological tool already acquired, with long-term goals, focused on products and services that offer added value to their clients and in which each member of the organization is able to understand their role in the framework of the processes of the same. All this through a 5 phase project (Specification, Design, Development, Testing and Deployment), resulting in a baseline of existing processes redesigned to meet the guidelines of the TO - BE proposal, so that it can be evidenced from a vision of business, the interrelation of the processes and updating of the process map