Propuesta para el diseño e implementación de mecanismos de control del plan de seguros en la contraloría de Bogotá, ante compañías aseguradoras.

Como requerimiento para obtener el grado de especialista en gestión pública en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD, con la intención de transferir los aprendizajes obtenidos en la especialización, se propone desarrollar un proyecto aplicado en el “diagnóstico de una entidad estatal”, en este caso la Contraloría Distrital con el fin de identificar las falencias que presentan las entidades del Estado, en el tema de seguros, trámites y reclamaciones. El proyecto se desarrolló con base en la línea de investigación orientada a la “gestión de organizaciones públicas”, con la intención de realizar un instrumento para la aplicabilidad de los seguros en el proceso de gestión Administrativa en la Oficina de Recursos Materiales en la Contraloría de la ciudad capital, la cual tiene como propósito agilizar los procesos de planeación, organización, control y seguimiento que tiene la administración pública para el desarrollo de su objetivo institucional y el cumplimiento de los fines del Estado. Igualmente se busca aprovechar la estrategia de eficiencia en la administración pública territorial. El diagnóstico de investigación se efectuó en la oficina de Recursos Materiales mediante la utilización de la técnica presencial o directa, permitiendo obtener los datos desde las fuentes primarias documentales a partir de la recolección de la información con enfoque cualitativo dando como resultado el listado de los documentos para la elaboración del manual de procedimientos de reclamaciones de las diferentes pólizas de seguros de la entidad. Esta herramienta servirá para la solución de los problemas en la administración en el tema de seguros, trámites y reclamaciones en la entidad ante las compañías de seguros, promoviendo la mejora continua en las entidades de control fiscal territorial. El marco metodológico utilizado para este proyecto fue la investigación descriptiva de tipo cualitativo en el método Estudio de Casos, fundamentado en estudios profundos de investigaciones sociales, empresariales o de procesos organizacionales, basado en la experiencia exitosa de otras entidades públicas en la puesta en marcha de un manual de procedimientos en el tema de seguros, sirviendo como foco en la construcción de un procedimiento o manual de seguros, reclamaciones y trámites, que oriente a los funcionarios cuando se presente la afectación de las diferentes pólizas de seguros al interior de la entidad. El proceso de investigación se realizó paralelamente a la construcción del proyecto este a su vez se estructuro en dos partes: la primera consiste en el diseño del instrumento desarrollándolo en las diferentes fases de la guía metodológica para proyectos PMBOK, la segunda parte comprende la implementación y socialización del instructivo de seguros en el ente de control fiscal distrital. El propósito del estudio radicó en direccionar el proyecto para la puesta en marcha del manual de procedimiento de los seguros de la oficina de Recursos Materiales con el fin de alcanzar este logro se trabajaron los siguientes objetivos: diseñar el documento guía con los procedimientos en la conformación del plan de seguros, trámites y reclamaciones en la ocurrencia de un siniestro y la afectación de un bien público. Implementar y adoptar el documento antes mencionado en la Oficina de Recursos Materiales de la Contraloría Distrital. Y Socializar el documento aprobado ante los funcionarios para su aplicación y puesta en marcha ante la entidad. Como resultado del proyecto aplicado para la organización en mención muestra que los sistemas de gestión de calidad son de gran importancia para la estandarización en los procesos administrativos, permitiendo que la documentación remitida vaya completa y exacta, asimismo la información se encuentre actualizada, optimizando los tiempos de respuesta con la aseguradora, contribuyendo al mejoramiento del proceso de seguros en la Oficina de Recursos Materiales y así poder efectuar el cobro de manera oportuna de las pólizas en la modalidad respectiva.As a requirement to obtain the degree of specialist in public management at the National Open and Distance University - UNAD, with the intention of transferring the learning obtained in the specialization, it is proposed to develop a project applied in the "diagnosis of a state entity", in this case, the District Comptroller's Office in order to identify the shortcomings presented by state entities, in the matter of insurance, procedures and claims. The project was developed based on the line of research oriented to the "management of public organizations", with the intention of making an instrument for the applicability of insurance in the process of administrative management in the Office of Material Resources in the Comptroller's Office. the capital city, whose purpose is to streamline the processes of planning, organization, control and monitoring that public administration has for the development of its institutional objective and the fulfillment of the purposes of the State. It also seeks to take advantage of the strategy of efficiency in territorial public administration. The investigation diagnosis was made in the office of Material Resources through the use of the face-to-face or direct technique, allowing to obtain the data from the primary documentary sources from the collection of the information with a qualitative approach resulting in the list of documents for the preparation of the manual of claim procedures of the different insurance policies of the entity. This tool will serve for the solution of the problems in the administration in the subject of insurance, procedures and claims in the entity before the insurance companies, promoting the continuous improvement in the entities of territorial fiscal control. The methodological framework used for this project was descriptive research of a qualitative type in the Case Study method, based on in-depth studies of social, business or organizational processes, based on the successful experience of other public entities in the implementation of a manual of procedures in the subject of insurance, serving as a focus in the construction of a procedure or insurance manual, claims and procedures, to guide officials when the different insurance policies affecting the interior of the entity are presented. The research process was carried out in parallel to the construction of the project, which in turn is structured in two parts: the first consists in the design of the instrument developed in the different phases of the methodological guide for PMBOK projects, the second part includes the implementation and socialization of the instructive insurance in the district fiscal control entity. The purpose of the study was to direct the project for the implementation of the insurance procedure manual of the Material Resources office in order to achieve this achievement the following objectives were worked on: designing the guidance document with the procedures in the conformation of the insurance plan, procedures and claims in the occurrence of a loss and the affectation of a public good. Implement and adopt the aforementioned document in the Planning Department of the District Comptroller's Office and socialize the document for approval before the planning office for its application and knowledge before the entity. As a result of the project applied to the organization in question shows that quality management systems are of great importance for standardization in administrative processes, allowing the documentation submitted to be complete and accurate, also the information is updated, optimizing the times of response with the insurer, contributing to the improvement of the insurance process in the Office of Material Resources and thus be able to effect the timely collection of the policies in the respective modality