Proposal for optimization of CRECER intranet for the improvement in monitoring and control of projects management in the Center for Research and Popular Education - CINEP / PPP

El presente trabajo de grado se realiza en el Centro de Investigación y Educación Popular / Programa Por la Paz – CINEP/PPP, un centro investigativo, de formación y fundación que trabaja por una sociedad justa, equitativa, sostenible y en paz, mediante el trabajo conjunto y acompañamiento a comunidades, optando por los excluidos y las víctimas. Esta propuesta esboza, en términos operativos y pragmáticos, una manera de optimizar la plataforma Crecer para potenciar su valor como herramienta de seguimiento a la gestión de los proyectos y como sistema de información, con base a las necesidades y capacidades identificadas en el CINEP/PPP. Sin embargo, la apuesta ulterior del presente proyecto líder está encaminada a mejorar el sistema de información, para la toma de decisiones estratégicas por parte de la dirección y la mejora, tanto en los procesos administrativos de seguimiento y control de ejecución de compromisos institucionales y proyectos, como en la gestión, en general, del accionar de la fundación; haciendo uso de la plataforma Crecer como baluarte estratégico y ventaja competitiva. A partir de un análisis del macro-entorno haciendo uso de la herramienta PESTEL y de un análisis DOFA se identificó como principal problema la subutilización de la plataforma Crecer; una intranet que permite la condensación de información de las actividades, proyectos y procesos internos de la fundación. Dicha subutilización afecta el flujo interno de información, al igual que genera dependencia del personal y de reuniones presenciales, lo cual impacta de manera directa y negativa en el proceso de toma de decisiones estratégicas por parte de la dirección. Con base en los mencionados análisis y de la información dada por personal de CINEP, se vislumbró de forma preliminar, que el bajo uso de la plataforma Crecer obedece a la estructura de la misma, en términos de la arquitectura de la información y la usabilidad que maneja esta intranet, lo que complejiza su entendimiento e interacción. Por ende, la pregunta que rige la presente investigación es: ¿Cuáles son los elementos que debe contener una propuesta de optimización para la plataforma Crecer, con el fin de mejorar el sistema de información, para el seguimiento y control de los proyectos ejecutados por CINEP/PPP? En ese orden de ideas, se definió como objetivo general el determinar cuáles son los elementos que debe contener una propuesta de optimización de la plataforma Crecer, con el fin de mejorar el acceso a la información para el seguimiento y control de los proyectos ejecutados por CINEP/PPP. En aras de alcanzar este objetivo, se propusieron como objetivos específicos, en primer lugar, hacer un diagnóstico de la plataforma Crecer, analizando la usabilidad de su estructura y la pertinencia de los campos de información que contiene, en segundo lugar, diseñar los wireframes que ilustran la propuesta gráfica de optimización de la plataforma Crecer, llamada Crecer 2.0 y como tercer y último objetivo específico se planteó evaluar el nivel de aceptación que tiene la propuesta optimizada de plataforma Crecer 2.0. El desarrollo de los objetivos anteriormente mencionados se realizó en tres etapas denotadas por acá uno de esos objetivos; en la primera etapa se encontró, que los problemas de la plataforma Crecer obedecen al desconocimiento que se tiene de la estructura de ella, debido a que el 80% de los entrevistados manifestaron no conocer las funciones con las que cuenta la plataforma, así mismo se vislumbró la falta en la regularidad de uso de la misma, pues el solo el 26,67% de la muestra usa la plataforma de manera semanal y es, principalmente, para la descarga de documentos o el ingreso de alguna actividad que se haya tenido en el desarrollo de los proyectos, también se identificó un nivel de usabilidad del 33,3%, donde el otro 67,6% afirma que la plataforma es nada amigable, atendiendo también a este primer objetivo se identificaron los campos que se reconocen como necesarios y que debían integrar la propuesta Crecer 2.0, entre los que resaltan la pestaña de actores sociales, la facilidad para la descarga de informes y el encontrar de manera eficiente los manuales de uso. Para el segundo objetivo se presentaron 7 wireframes que ilustran la propuesta estructural y gráfica de la plataforma crecer optimizada, y llamada Crecer 2.0, la cual mostró que mejora en un 40% la eficiencia de la plataforma. Por último, para dar atención al tercer objetivo se evaluó, mediante un cuestionario de preguntas con escala tipo Likert, el nivel de aceptación de la propuesta presentada, donde se encontró que el 60% afirma estar “de acuerdo” y el 33,3% afirmó estar “totalmente de acuerdo” En conclusión, se encontró que la problemática de CINEP en torno a la plataforma Crecer, es producto de su desconocimiento, su subutilización, la complejidad de la estructura, la rigidez y falta de diseño gráfico y la no existencia de una cultura institucional, tanto de uso como de procesos rigurosos de seguimiento y control. Por lo tanto, se concluye que la mejor forma de optimizar Crecer, atendiendo a las necesidades de los usuarios y las demandas evidenciadas en las falencias actuales, es la descrita y desarrollada en la presente propuesta, ya que como se ha mencionado a lo largo del texto, recoge los elementos esenciales que debe contener una versión óptima de la plataforma. En cuanto a las recomendaciones, la principal y más importante sugerencia es establecer una política de uso riguroso que, coloque como requisito a los colaboradores de la fundación CINEP/PPP el ingreso de información y la alimentación periódica de la plataforma a fin de mejorar los procesos administrativos de seguimiento y control para mejorar la gestión de los proyectos que ejecuta la organización.This research work is carried out at the Center for Research and Popular Education / Program for Peace - CINEP / PPP, a research, training and foundation center that works for a just, equitable, sustainable and peaceful society, through joint work and accompaniment to communities, opting for the excluded and the victims. This proposal outlines, in operational and pragmatic terms, a way to optimize the Crecer platform to enhance its value as a monitoring tool for project management and as an information system, based on the needs and capacities identified in the CINEP / PPP . However, the subsequent commitment of this leading project is aimed at improving the information system, for strategic decision-making by management and improvement, both in the administrative processes of monitoring and control of the execution of institutional commitments and projects. , as in the management, in general, of the actions of the foundation; making use of the Crecer platform as a strategic bulwark and competitive advantage. From an analysis of the macro-environment using the PESTEL tool and a DOFA analysis, the underutilization of the Crecer platform was identified as the main problem; an intranet that allows the condensation of information on the activities, projects and internal processes of the foundation. Said underutilization affects the internal flow of information, as well as generating dependency on staff and on-site meetings, which directly and negatively impacts management's strategic decision-making process. Based on the aforementioned analyzes and the information given by CINEP personnel, it was preliminarily envisioned that the low use of the Crecer platform is due to its structure, in terms of the information architecture and the usability that manages this intranet, which complicates their understanding and interaction. Therefore, the question that governs this research is: What are the elements that an optimization proposal must contain for the Crecer platform, in order to improve the information system, for the monitoring and control of projects executed by CINEP / PPP? In this order of ideas, it was defined as a general objective to determine which elements should be included in a proposal to optimize the Crecer platform, in order to improve access to information for monitoring and control of projects executed by CINEP / PPP. In order to achieve this objective, they were proposed as specific objectives, first, to diagnose the Crecer platform, analyzing the usability of its structure and the relevance of the information fields it contains, secondly, to design the wireframes that They illustrate the graphic proposal for optimization of the Crecer platform, called Crecer 2.0, and as the third and last specific objective, it was proposed to evaluate the level of acceptance of the optimized proposal for the Crecer 2.0 platform. The development of the aforementioned objectives was carried out in three stages denoted here by one of those objectives; In the first stage, it was found that the problems of the Crecer platform are due to the lack of knowledge of its structure, because 80% of the interviewees stated that they did not know the functions that the platform has. He glimpsed the lack of regularity in its use, since only 26.67% of the sample uses the platform on a weekly basis and it is mainly for the download of documents or the entry of any activity that has taken place in the development of the projects, a usability level of 33.3% was also identified, where the other 67.6% affirm that the platform is not friendly at all, also taking into account this first objective the fields that are recognized as necessary were identified and that they had to integrate the Crecer 2.0 proposal, among which stand out the tab for social actors, the ease of downloading reports and efficiently finding user manuals. For the second goal, 7 wireframes were presented that illustrate the structural and graphic proposal of the platform to grow optimized, and called Crecer 2.0, which showed that it improves the efficiency of the platform by 40%. Finally, to give attention to the third objective, the level of acceptance of the proposal presented was evaluated through a questionnaire with a Likert-type scale, where it was found that 60% affirm that they agree and 33.3% claimed to be "in complete agreement" In conclusion, it was found that CINEP's problems around the Crecer platform are the product of its lack of knowledge, its underutilization, the complexity of the structure, the rigidity and lack of graphic design and the non-existence of an institutional culture, both of use as rigorous monitoring and control processes. Therefore, it is concluded that the best way to optimize Grow, attending to the needs of the users and the demands evidenced in the current shortcomings, is the one described and developed in the present proposal, since as it has been mentioned throughout the text, collects the essential elements that an optimal version of the platform should contain. Regarding the recommendations, the main and most important suggestion is to establish a rigorous use policy that, as a requirement, collaborators of the CINEP / PPP foundation enter information and periodically feed the platform in order to improve processes. administrative monitoring and control to improve the management of the projects that the organization executes.Administrador (a) de EmpresasPregrad