Internal Audit as a tool to assessment, verification and perfection of implemented Quality Management System

ABSTRAKTNiniejsza praca zawiera próbę wykazania i udowodnienia, że audit wewnętrzny, właściwie zaplanowany, przygotowany i przeprowadzony, jest najlepszym, skutecznym i efektywnym narzędziem do oceny, weryfikowania i doskonalenia wdrożonego systemu zarządzania jakością. Badaniem objęto audity zrealizowane w ramach wdrożonych i certyfikowanych Systemów Zarządzania, wg PN-EN ISO/IEC 17025, PN EN ISO 9001, PN-EN ISO 14001 i PN-N-18001/OHSAS 18001, funkcjonujących w Instytucie Badań i Rozwoju Motoryzacji BOSMAL Sp. z o.o. Zbadano i oceniono w odniesieniu do zaleceń i wymagań norm odnośników, procesy związane z planowaniem, określaniem celu i zakresu auditów, szkoleniem, doborem i oceną auditorów, poprawnością doboru i oceny próbki auditowej, przygotowania raportu oraz przeprowadzenia działań poauditowych. Ww. działania oceniano pod kątem uzyskania odpowiedzi czy audity przynoszą oczekiwane efekty, czy stosowane rozwiązania systemowe są wystarczające, skuteczne i efektywne, czy wyniki auditów zawierają wartość dodaną oraz czy są właściwie wykorzystywane. Analizę uzyskanych danych odniesiono do, opisanego w dostępnej literaturze, współczesnego podejścia do auditowania, ukierunkowanego na uzyskanie wartości dodanej z procesu, szczególnie pod kątem wykazania potencjałów do doskonalenia odnośnie poprawy efektywności i konkurencyjności, umożliwiającej trwały sukces biznesowy organizacji. Przeprowadzona analiza pozwala stwierdzić, że procesy związane z auditowaniem przeprowadzane są prawidłowo, są skuteczne i efektywne z punktu widzenia odnośników i norm wymaganych dla uzyskania i utrzymania certyfikatów, niemniej nie spełniają oczekiwań odnośnie uzyskiwania wartości dodanej, wskazywania potencjałów do doskonalenia działań, szczególnie ukierunkowanych na perspektywę finansową czy konkurencyjność Instytutu. Powoduje to ograniczenie wykorzystywania wyników auditów. Wnioski z przeprowadzonych badań określają słabe punkty w tym zakresie, obszary wymagające zmian oraz podają propozycję ich doskonalenia.ABSTRACTThe present paper contains an attempt to demonstrate and prove that the internal audit, properly planned, prepared and performed, is the best, efficient and effective tool to assessment, verification and perfection of already implemented Quality Management System. The study comprised an audits already accomplished within framework of implemented and certified Management Systems according to PN-EN ISO/IEC 17025, PN EN ISO 9001, PN-EN ISO 14001 and PN-N-18001/OHSAS 18001, functioning in the BOSMAL Automotive R&D Institute, LLC. One investigated and valuated processes connected with planning, definition of scope and objective of the audits, training, selection and assessment of auditors, correctness of choice and assessment of audit sample, preparation of reports and performed out-of-audit activities. The above mentioned activities were valuated from the point of view of obtainment of answer to the question if the audits bring about expected effects, if implemented system solutions are sufficient, effective and efficient, if results of the audits bring about an added value, or if the audits are properly utilized. Analysis of obtained data was referenced to contemporary auditing approach, discussed in accessible bibliography, focused at obtainment of added value from the process, especially with respect to identification of potential to perfection concerning improvement of effectiveness and competitiveness, enabling permanent business success of the organization. Performed analysis enables to confirm, that processes connected with the auditing are performed correctly, are effective and efficient from the point of view of a references and standards required to obtainment and maintaining of the certificates, but they do not fulfill expectations concerning obtained added value, identification of a potentials to perfection of the activities, focused especially on financial perspective or competitiveness of the Institute. It results in limitation of utilization of audit results. Conclusions from performed investigations can identify a weak points in this range, areas requiring changes, and point at proposal of their improvement