Sistema organizacional y de seguimiento de proyectos en instituciones de supervisión pública en República Dominicana

Luego de cinco años trabajando en una institución de supervisión de obras públicas en la República Dominicana, concretamente en la Oficina de Ingenieros Supervisores de Obras del Estado, he percibido la necesidad de tener un sistema que permita manejar de manera eficaz la información relacionada a los proyectos que se manejan en la institución, y que es tan necesaria para realizar un seguimiento y análisis de situación para poder así entregar informes que integren todas las áreas que confluyen en un proyecto. Es por dicha razón que en el desarrollo de este trabajo se busca presentar una herramienta que facilite la entrega de informes integrales de un proyecto, es decir, que brinde información de las áreas que se involucran en un proyecto (legal, técnica y financiera) así como la presentación de una plantilla para los informes que se adapte a las necesidades de la dirección. Para esto se hizo un levantamiento de información sobre los procesos relacionados para la elaboración de informes y se hizo una correlación entre ellos. Además, se realizó una entrevista a los analistas de proyectos que son los responsables de la entrega de reportes a la dirección. Este análisis arrojó como resultado la necesidad de tener un mejor control en el manejo de la digitalización de la documentación, para ello se propone el uso de una plantilla que permite verificar la calidad de los documentos, es decir, que posea las firmas y sellos que aseguran su integridad. Para mejorar el tiempo y la calidad de respuesta a las solicitudes de información realizadas a los departamentos y direcciones, se presenta un check list que permite al responsable de esta actividad tener un mayor control de los documentos que deben colocarse a disposición de los analistas. Por último, se plantea también el uso de una base de datos que será alimentada por el responsable designado de cada área, que podrá ser visualizada y utilizada por los analistas para la elaboración de los informes, para los que se ofrece una plantilla que incluye un reporte ejecutivo y un diagrama que presenta la evolución de cada contrato