Projektiassistenttitiimin työkuorman jakaminen ja esimiestyön selkeyttäminen

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda projektiassistenttitiimille heidän työkuormaansa jakava työskentelymalli, joka tekisi työn tekemisestä läpinäkyvämpää ja hallittavampaa. Tavoitteena oli myös saada tiimin esimiehelle esimiestyötä selkeyttävä työkalu, jolla projektiassistenttitiimin työkuorman jakautumista voisi seurata. Muutoksen ohella tarkoituksena oli myös luoda selkeä ohjeistus sisäisille asiakkaille palvelupyyntöjen esittämistä varten. Tämä toimintatutkimuksellinen kehittämishanke toteutettiin kvalitatiivisin menetelmin. Tiedonhankintamenetelminä käytettiin puolistrukturoituja haastatteluja, teemahaastatteluja, strukturoitua haastattelua ja havainnointia. Tietoperusta keskittyi työkuorman jakamiseen, esimiestyöhön, muutosjohtamiseen ja muutosviestintään sekä tiimin jäsenten yksilöllisiin voimavaroihin ja oppivaan organisaatioon. Muutoksen kohteena oli suomalaisen, globaalisti toimivan teknologia-alan pörssiyhtiön yhden segmentin projektiassistenttitiimi. Jokainen projektiassistentti työskentelee omien nimettyjen projektiensa parissa, mutta näiden lisäksi heille tulee palvelupyyntöjä projekteista, joihin ei ole nimetty omaa projektiassistenttia. Työkuorman jakamisen tarve kohdistui näihin palvelupyyntöihin. Nämä hajanaisesti tulleet pyynnöt tuli saada ohjattua keskitetysti, jotta työkuorma jakautuisi projektiassistenttitiimin kesken. Muutokseen oli osallisena myös tiimin esimies ja muutoksen vastaanottavana osapuolena sisäiset asiakkaat. Tavoiteltu työskentelymallin muutos, joka jakaisi tiimin työkuormaa ja antaisi myös esimiehelle työnseurantatyökalun, toteutui muutostyökalun eli projektiassistenttitiimille osoitetun sähköpostijakeluryhmän perustamisella, johon erinäiset palvelupyynnöt tuli keskitetysti toimittaa. Keskitetty työskentelymalli palvelupyyntöjen vastaanottamiselle otettiin käyttöön ja työkuorman koettiin onnistuneesti jakautuneen. Muutoksen seurauksena esimies pystyy seuraamaan tarkemmin työkuorman jakautumista ja myös resurssien tarvetta. Tiimi laati yhteiset pelisäännöt ja sisäiset asiakkaat saivat selkeämmän ohjeistuksen palvelupyyntöjen esittämiselle projektiassistenttitiimille osoitettavaan sähköpostijakeluryhmään