Uuden potilastietojärjestelmän käyttöönotto : Kirjallisuuskatsaus

Tämän kirjallisuuskatsauksen tarkoituksena oli etsiä tietoa siitä, miten sosiaali- ja terveydenhuoltoalan organisaatiot valmistautuvat uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon, miten käyttöönotto toteutuu ja niistä tekijöistä, jotka tekevät käyttöönotosta onnistuneen. Tavoitteena oli selvittää organisaatioiden valmistautumista uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon ja löytää ne tekijät, jotka mahdollistavat onnistuneen käyttöönoton. Tässä työssä tutkittiin Epic Systemsin toimittamien potilastietojärjestelmien käyttöönottoa. Tutkimuskysymyksiä olivat 1) Miten sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot valmistautuvat uuden potilastietojärjestelmän käyttöönottoon? 2) Miten uuden potilastietojärjestelmän käyttöönotto tapahtuu? 3) Mitkä tekijät vaikuttavat uuden potilastietojärjestelmän onnistuneeseen käyttöönottoon? Tämä opinnäytetyö toteutettiin scoping katsauksena koska se antaa käsityksen aihealueeseen kohdistuneen tutkimuksen määrästä, tarkastelun näkökulmasta ja laadusta. Scoping katsauksessa pyritään etsimään kaikki aihealuetta koskeva tutkimustieto, tutkimuksessa käytettyjen tutkimusasetelmien tyypistä huolimatta. Aineiston keräämisessä käytettiin tutkimuskysymysten kannalta olennaista kirjallisuutta, ammattilehtien artikkeleita, tutkimusselosteita ja muita julkaisuja. Lopulliseksi materiaaliksi valikoitu yhdeksän tieteellistä tutkimusartikkelia ja seitsemän muuta artikkelia. Katsauksessa kävi ilmi, että organisaatioiden valmisteluaika vaihteli, pääsääntöisesti uuden potilastietojärjestelmän käyttöönottoon ruvettiin valmistautumaan n. vuosi ennen varsinaista käyttöönottoa. Koulutus oli avaintekijä käyttöönottoon valmistautumisessa mutta sen suhteellinen määrä oli kovin vähäinen. Johdon osallistamista uuden potilastietojärjestelmän käyttöönottoon jo valmisteluaikana, pidettiin tärkeänä. Itse käyttöönottotapa vaihteli tietojärjestelmän toimittajan suosimasta Big Bang-mallista, pilkottuun, useamman kuukauden tai vuoden aikana tapahtuvaan käyttöönottoon. Onnistuneeseen käyttöönottoon vaikuttavat seikat olivat mm. käytettävyys, koulutus, resurssointi ja asenne. Yhteenvetona voidaan todeta, että mitä korkeammalla digitalisuusasteella organisaatio on ennen käyttöönottoa, sen paremmin se käyttöönotosta selviää. Uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon tulee varata riittävästi resursseja ja käyttöönottoajankohta tulisi huomioida. Mikäli koetaan, että aika ei ole sopiva, esim. liian vähän aikaa valmistautumiseen, tulisi käyttöönottoa siirtää, sen sijaan että se runnotaan väkisin läpi. Organisaation toimintaympäristö tulisi myös huomioida, se mikä toimii yhdessä käyttöönotossa, ei välttämättä toimi toisessa