Early contractor involvement in public procurement : opportunities, challenges, and the effects of dialogue

I offentlig sektor gjennomføres det i Norge innkjøp for over 500 milliarder kroner årlig, og i stortingsmelding «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser» legges det fram at det er stort potensiale for besparelser ved å forbedre anskaffelsespolitikken. Statens vegvesen, som en stor offentlig byggherre, har i den sammenheng beskrevet økt bruk av totalentrepriser og tidlig involvering av leverandører i anskaffelsen, som et kostnadsreduserende tiltak. Denne oppgaven skal utforske hvilke muligheter og utfordringer Statens vegvesen får ved tidlig involvering av leverandører i anskaffelsen, og på hvilken måte dialog i anskaffelsen bidrar til et bedre prosjekt. Det besvares gjennom et kvalitativt litteraturstudium og et casestudium av prosjektene E6 Helgeland Sør og rv.3 / rv.25 Løten – Elverum. Data i casestudiet er hentet fra intervjuer med blant annet oppdragsgivere og leverandører, i tillegg til dokumentasjon fra prosjektene. Studien er avgrenset til tidlig involvering gjennom anskaffelsesprosedyrene konkurransepreget dialog og konkurranse med forhandling. Det teoretiske rammeverket fra litteraturstudiet, setter basis for studien, og brukes til å belyse resultatene i sammenheng med tidligere forskning på temaet. Resultatene i studien identifiserer at Statens vegvesen får mulighet til å benytte leverandørenes kompetanse, og tilpasse anskaffelsen underveis, slik at prosjektets behov oppfylles. Videre får Statens vegvesen mulighet til å være åpen om risiko og ansvarsfordeling, og utvikle relasjoner med leverandørene, tidlig i prosjektet. Studien avdekker at tidlig involvering av leverandører er ressurskrevende og begrenset av overordnede forutsetninger. Andre utfordringer for oppdragsgiver er å ikke sette for detaljerte rammer, ha rett informasjon tilgjengelig og kompetanse til gjennomføring. Studien identifiserer at dialog gir god kjennskap til prosjektet, bedre samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør, og færre endringer og tillegg. Oppgaven konkluderer med at tidlig involvering av leverandører gir Statens vegvesen muligheter og utfordringer de er nødt til å håndtere for å dra nytte av de positive effektene dialog med leverandører gir.In Norway, the public sector spends more than 500 billion NOK a year on procurement of goods and services. A report from the Norwegian government signals weaknesses in the procurement processes and demands improvement mechanisms to be included in the country’s procurement policy. The Norwegian Public Roads Administration (NPRA), one of the largest Norwegian government agencies in terms of budget, has described its intention to increase the use of turnkey contracts and early contractor involvement (ECI) in the procurement process as a cost-reducing measure. This study explores the opportunities and challenges of practicing ECI at the NPRA and discusses how early stage dialogues between the client and the suppliers contribute towards a better project. The study is designed as a qualitative research where data are collected from different sources including literature review, review of project specific documents, and from case studies. The study is limited to the procurement procedures competitive dialogue and competitive procedure with negotiation. The two case projects, E6 Helgeland Sør and rv.3 / rv.25 Løten – Elverum, that are investigated in this study, have used competitive dialog and competitive procedure with negotiation as procurement procedures respectively. The results of the study are built based on the analysis of the collected data. The validity of the results is cross checked by interviewing key personnel from each case projects and a senior contract strategist at the NPRA. The possibility to utilize the suppliers’ expertise and experience starting from the early stage of the project development process, is one of the opportunities that are observed in using ECI. The flexibility to amend the procurement documents along the process whenever the need arises, is another opportunity identified by this study. The opportunity to discuss openly about the possible risks and responsibilities between the suppliers and the project owner, and the platform created to establish good relations between the contracting parties are important results of the study. In addition to the opportunities, the study has documented a number of challenges that are associated with ECI. First and foremost, ECI is identified as resource demanding, and it has a couple of limitations that are connected to government policies. The study has also identified other important challenges. The study further reveals that having dialogue between the client and suppliers in the early phase leads to have better understanding of the project. That understanding in turn leads to have a better collaboration between the client and the suppliers, and fewer change orders in the project implementation phase, and in the end it leads towards a better project.M-I