TATA KEARSIPAN DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran kegiatan organisasi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Namun, pada kenyataannya rendahnya apresiasi terhadap arsip menjadi masalah sehingga arsip tidak dikelola dengan baik. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui tata kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Tata kearsipan meliputi tahap penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penemuan arsip kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip. Penulis mengambil lokasi pengamatan khususnya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi pengamatan dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah melalui wawancara dan , observasi. Hasil pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam penerimaan arsip mengunakan sistem terbuka dimana arsip-arsip yang berhubungan dengan kepegawaian Instansi pemerintah semua di arsipkan di kantor tersebut. Pencatatan dokumen atau surat masuk atau surat keluar menggunakan sistem simardi. Pengelolaan dan penyimpanan arsip menggunakan asas sentralisasi guna mempermudah penanganannya. Penanganan dokumen berdasarkan pola klasifikasi angka. Pemeliharaan dilakukan pada pemeliharaan fisik dokumen dan ruangannya. Penyusutan dan pemusnahan dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip di rak. Fasilitas kearsipan yang ada meliputi alat penerimaan surat atau dokumen, alat penyimpanan arsip yan meliputi amplop, box arsip, rak arsip, serta lemari arsip. Sarana dan prasarana di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta perlu diperhatikan dan ditingkatkan, sehingga dalam kegiatan yang berhubungan dengan tata kearsipan akan lebih baik lagi. Kata Kunci : Arsip dan Tata Kearsipan