SISTEM PENGOLAHAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI SUB BAGIAN UMUM SETDA BALAIKOTA SURAKARTA

ABSTRAK Muhammad Hasan Ashari, D1511061, Sistem Pengolahan Surat Masuk dan Keluar Di Sub Bagian Umum Setda Balaikota Surakarta, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret. Pengelolaan surat/arsip mempunyai peranan penting bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, sehingga dengan penataan surat/arsip yang baik akan dapat membantu kelancaran tugas para pegawai dan juga dapat mengurangi pemborosan, baik pemborosan waktu, biaya maupun tenaga. Sistem pengelolaan surat di Sub Bagian Umum Setda Balaikota Surakarta merupakan metode untuk menggambarkan tahaptahap dalam menjalankan sistem informasi, pemecahan masalah dalam sistem informasi adapun tahap-tahap dalam sistem pengolahan data surat masuk yaitu menjelaskan bagaimana proses pengolahan yang dilakukan mulai dari menjalankan program sampai pada akhir program sistem pengolahan data surat masuk. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif yakni jenis pengamatan yang mendiskripsikan, memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada. Sumber data atau informasi yang diperoleh dari lokasi pengamatan, narasumber, dan dokumen pendukung. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah melalui wawancara dengan pegawai/karyawaan Sub Bagian Umum Setda Balaikota Surakarta untuk memperoleh informasi yang diinginkan, observasi serta pengkajian dokumendokumen yang dapat menunjang dalam pembuataan hasil pengamatan. Dari hasil pengamatan penulis, pengelolaan surat masuk yaitu penerimaan surat oleh sub bagian umum kemudian diperiksa kebenarannya dan diarahkan sesuai yang tercantum dalam surat kepada siapa surat tersebut ditujukan. Setelah melakukan pengarahan surat, kemudian dilakukan penilaian surat yakni diteliti dan dibaca untuk menentukan surat tersebut termasuk surat penting, surat biasa, atau surat rahasia. Kemudian dilakukan pencatatan surat pada E-Surat sesuai dengan keterangan yang ada dan selanjutnya surat masuk disampaikan kepada petugas pengelolaan surat untuk ditindak lanjuti. Setelah itu dilakukan penyimpanan surat dalam folder sesuai dengan nomor klasifikasi yang tertera dalam surat tersebut. Pengelolaan surat keluar yaitu penyiapan dan penulisan konsep oleh kepada bagian yang menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk. Surat yang akan dikirim dikelompokan berdasarkan jenis surat dan kemudian dialakukan pencatatan serta penyimpanan pada buku agenda surat keluar. Setelah dilakukan pencatatan dan penyimpanan, kemudian surat disampaikan atau didistribusikan kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat pengantar dua rangkap