The Implementation of an Activity-Based Office : Manager's Perception of Leadership from a Communication and Motivation Perspective

Bakgrund: Det aktivitetsbaserade kontoret blir allt mer vanligt då fler företag och organisationer går från det traditionella kontoret till ett aktivitetsbaserat. Det aktivitetsbaserade kontoret är oftast uppdelat i olika zoner, utan bestämda platser, där medarbetare väljer plats efter arbetsuppgift. Tidigare studier inom ämnet har främst fokuserat på de organisatoriska effekterna och på medarbetares upplevelser av det aktivitetsbaserade kontoret. Genom att utgå från hur chefer upplever det aktivitetsbaserade kontorets effekter på deras möjligheter att leda bidrar denna studie med hur det aktivitetsbaserade kontoret upplevs av och påverkar formella chefer i deras roll som ledare. Syfte: Studiens syfte är att studera om och hur formella chefer i deras roll som ledare upplever att implementationen av ett aktivitetsbaserat kontor har påverkat deras möjlighet att utöva ledarskap. Studien fokuserar på påverkan på kommunikation och motivation. Metod: Studien använder en kvalitativ forskningsstrategi med en deduktiv ansats. Studien bygger på en fallstudie av ett företag i fastighetsbranschen. Empirin har samlats in genom semistrukturerade intervjuer med chefer och interna dokument från företaget. Slutsats: Det aktivitetsbaserade kontoret upplevs ha förbättrat möjligheterna att ledasamtidigt som det kommer med vissa utmaningar. Utmaningarna har varit kopplade till hur man bäst leder medarbetare i deras självledarskap och etableringen av de riktlinjer som företaget skapat i samband med förändringen. De naturliga möten som det aktivitetsbaserade kontoret möjliggör upplevs främja ledarskapet, kommunikationen och motivationen, genom att det gör cheferna mer tillgängliga och främjar samarbete mellan medarbetarna.Introduction: The activity-based office is a growing trend as more businesses and organizations are moving from the traditional office to an activity based. The activity-based office is usually divided into different zones, where employees do not have any allocated seats but chooses their location after the task at hand. Previous research has mainly focused on the organizational impact and employees’ perceptions of the activity-based office. In order to further develop the theoretical area, there is a need to also consider the impact on the leadership. By examining how the managers perceive the effects on their ability to lead, this study contributes to expand the knowledge on how the activity-based office is perceived by and affects managers in their role as leaders. Purpose: The purpose of this study is to examine if and how managers in their role as leaders experience that the implementation of an activity-based office has affected their ability to exercise leadership. The study focuses on the effect in two aspects: communication and motivation, from a manager’s perspective. Method: The study uses a qualitative research strategy with a deductive approach and is based on a case study of a real estate company. The empirical data has been collected through semi structured interviews and internal documents from the company. Conclusion: The activity-based office is perceived to have improved the managers’ ability to lead at the same time as it comes with some challenges. These challenges have been related to how the managers can lead the employees in their self-leadership and the establishment of the company’s guidelines, which was created for the change. The natural meetings that the acitivty-based office provides is perceived to promote leadership, communication and motivation, in that it allows managers to be more accessible and promotes collaboration within the organization