Gegenüberstellung von klassischem und agilem Projektmanagement bei der Einführung von Dokumenten Management Systemen

Projekte sind einmalige sowie neuartige Vorhaben, wobei innerhalb eines begrenzten Zeit- und Kostenrahmens definierte Projektziele erreicht werden müssen. Zu Beginn eines Projektes muss anhand verschiedener Aspekte geklärt werden, ob für das Projektmanagement die klassische Methode, der agile Ansatz oder eine hybride Lösung eingesetzt wird. Das Ziel dieser Bachelorarbeit ist, einen Überblick der verschiedenen Projektmanagementmethoden zu geben und auf deren Merkmale näher einzugehen. Die vorliegende Arbeit fokussiert auf das Projektmanagement bei der Einführung von Dokumenten Management Systemen. Zunächst wird in entsprechender Fachliteratur eine ausführliche Recherche durchgeführt. Anschließend werden mittels Literaturanalyse die Besonderheiten sowie die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Projektmanagementmethoden identifiziert und erläutert. Die wesentlichen Ergebnisse der Arbeit zeigen, dass klassische, agile und hybride Ansätze im Projektmanagement unterschiedliche Vorzüge aufweisen jedoch auch jede Methode ihre Nachteile hat. Beim klassischen Vorgehen sind die hohe Planungssicherheit und die besondere Eignung für umfangreiche Projekte mit konstanten Anforderungen vorteilhaft. Das agile Vorgehen besticht durch seine Flexibilität und den raschen Kundennutzen. Das hybride Projektmanagement nutzt Synergien durch die Verknüpfung beider Ansätze und vereint ein gewisses Maß an Standardisierung mit kundenorientierten Lösungen. Die größten Defizite des klassischen Projektmanagements sind die mangelnde Flexibilität und der hohe Änderungsaufwand, weil Fehler erst spät erkannt werden. Im agilen Projektmanagement zählen die eingeschränkte Planungssicherheit und die problematische Messung der Erfolge als Nachteile. Beim hybriden Vorgehen werden die komplizierte Projektorganisation sowie die nötige Methodenkompetenz beider Ansätze als hinderlich angesehen. Ein DMS-Einführungsprojekt stellt einen komplexen, zeitintensiven Prozess dar, der üblicherweise alle Organisationseinheiten und alle Beschäftigten eines Unternehmens betrifft. Die Einführung eines DMS ist mit Veränderungen der Dokumentenablagestruktur und der Arbeitsabläufe verbunden und erfordert bereits in einer frühen Projektphase die Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer. Die Akzeptanz des IT-Tools hängt stark von der Anwenderfreundlichkeit des Systems ab.Projects are unique, innovative endeavors achieving defined objectives within a limited timeframe and a given budget. Depending on certain aspects the method of project management has to be selected. Either the classic, the agile or the hybrid approach is used. This bachelor’s thesis aim is to give an overview of the various project management methods and their characteristics. This thesis focuses of the project management when introducing a document management system. First an extensive investigation in relevant literature is carried out. Subsequently a literature review follows in order to identify advantages, disadvantages as well as the specific features of the different project management methods. The main findings of this thesis show that the benefits and the drawbacks vary in the classic, the agile and the hybrid practice. The classic method boasts high planning security and is therefore suitable for large projects with constant requirements. The agile approach impresses with its adaptability and the quick customer value. The hybrid project management utilizes synergies through the linkage of both methods and combines a certain amount of standardization with customer-oriented solutions. The biggest disadvantages of the classic project management are the lack of flexibility and the used effort for changes in late project stages. Limited planning certainty and difficult success measurement are the main disadvantages of the agile method. At the hybrid practice the sophisticated project organization and the required methodological competence of both approaches count as hindering factors. The implementation of DMS is a complex and time-consuming process. Usually all organizational units and all employees are involved. The DMS implementation project causes changes in the document structure as well as the workflows and thus demands users’ inclusion in an early stage. The acceptability of the IT-tool is heavily dependent on its usability