Management of operational documentation within a governmental authority

Dokumentation har i över 20 år beskrivits som en av de viktigaste artefakterna inom förvaltningsarbete. Denna studie har utförts i samarbete med Trafikverket där problematik rörande hanteringen av driftdokumentationen påträffats. Vid bristande hantering av förvaltningsdokumentation når inte förvaltningsarbetet sin fulla potential. Denna studie syftar till att genom en kartläggning av nuläget på en avdelning av Trafikverket, beskriva problem och utmaningar som uppstår i en statlig myndighet gällande hanteringen av driftdokumentation i förvaltningsarbetet av ett system eller applikation. Studien syftar även till att beskriva huruvida en statlig myndighet kan förhålla sig till dessa problem och utmaningar i jämförelse med redan etablerade lösningsförslag och tillvägagångssätt. Denna studie är av det kvalitativa slaget där data till studien insamlats genom dokumentstudier och intervjuer. Studien är en deskriptiv fallstudie som beskriver problem och utmaningar i den studerade verksamheten rörande dess hantering av driftdokumentation. Vidare beskrivs redan etablerade lösningsförslag till de identifierade problemen och utmaningarna samt hur en statlig myndig kan förhålla sig till dessa. Litteraturstudier har genomförts i syfte att samla in teori inom forskningsområdet. Kringliggande områden där hanteringen av olika typer av dokumentation har använts i generaliseringssyfte. Studien mynnar ut i en nulägesbeskrivning. Nulägesbeskrivningen utgår i grunden från en litteraturstudie där en genomgång av tidigare studier och resultat från dessa sammanställts. Resultatet av litteraturstudierna nyttjades vid utformandet av intervjufrågorna och gav vägledning i urvalet av dokument som använts i studien. Det material som genererats från intervjuer och dokumentstudier har genom en tematisk analys bidragit med att skapa en beskrivande bild över nuläget för dokumenthanteringen på avdelningen anpassad för studiens syfte. Vidare beskrivs tre möjliga förändringar som syftar till att hantera den problematik som upplevs. Förändringarna innefattar två tekniska lösningar vilka är införandet av ett nytt dokumentationsverktyg samt ett rättighetsbaserat system för hantering av känslig information. Den tredje utgör en kulturell förändring där ett gemensamt ansvar för förvaltningen av driftdokumentationen lyfts.Documentation has for over 20 years been described as one of the most important artefacts in maintenance work. This study was conducted in collaboration with the Swedish Transport Administration where problems regarding the management of the operational documentation has been detected. Insufficient management of maintenance documentation results in maintenance work not reaching its full potential. This study aims to describe, through mapping of the current situation in a department of the Swedish Transport Administration, the problems and challenges that arise in a governmental authority regarding the management of operational documentation in the maintenance process of a system or application. The study also aims to describe how a governmental authority can relate to these problems and challenges in comparison with already established solution proposals and approaches. This is a qualitative study where data was collected through document studies and interviews. The study is a descriptive case study that describes problems and challenges in the studied business regarding its handling of operational documentation. Furthermore, already established solutions to the identified problems and challenges are described and how a governmental authority can relate to these. Literature studies have been conducted in order to gather theory in the research area. Surrounding areas regarding the handling of different types of documentation has been used for generalization purposes. The study culminates in a current situation description. The current situation description is based on a literature study where a review of previous studies and results from these has been compiled. The results of the literature studies were used in the design of the interview questions and provided guidance in the selection of documents used in the study. The material generated from interviews and document studies has, through a thematic analysis, helped to create a descriptive picture of the current state of document management in the department adapted for the purpose of the study. Furthermore, three possible changes are described that aim to deal with the perceived problems. The changes include two technical solutions where one is the introduction of a new documentation tool and the other a permission-based system for handling sensitive information. The third represents a cultural change where a joint responsibility for the management of the operational documentation is highlighted