Uusi tietojärjestelmä operatiivisen hankinnan kehittämiseksi : Miten sitouttaa toimittajat käyttämään järjestelmää?

Nykymaailmassa hankintatoimella on suuri merkitys teollisuusyritysten kannattavuuteen ja kilpailukyvyn ylläpitämiseen. Hankintojen kehittämisellä voidaan parhaillaan vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen. Toinen merkittävä yritysten toimintaan vaikuttava asia on tiedonhallinta. Tehokas tiedonhallinta on keskeisessä osassa myös operatiivisessa hankinnassa. David Brown Santasalo Finland Oy:ssa oli suunniteltu uuden tietojärjestelmän käyttöönottoa hankintojen tehostamiseksi. Uudeksi järjestelmäksi oli alustavasti päätetty suomalainen Jakamo. Opinnäytetyön ensimmäisenä tavoitteena oli selvittää Jakamon tuomia hyötyjä Santasalon operatiivisen oston toimintaan. Jakamon avulla pyritään tehostamaan operatiivisen oston päivittäistä työtä sekä kehittämään tiedonhallintaa entistä sujuvammaksi ja läpinäkyvämmäksi. Jakamon käyttöönottopäätöksen myötä opinnäytetyön varsinaiseksi tavoitteeksi tuli löytää keinoja, miten saada toimittajat käyttämään uutta järjestelmää. Tutkimus tehtiin kvalitatiivisten tutkimusmenetelmien avulla. Tutkimuksen teossa käytettiin ryhmähaastatteluja ja yksilöhaastatteluja. Ensin tehtiin taustatutkimus ja sisäinen selvitys, joilla kerättiin tietoa uuden tietojärjestelmän mahdollisista hyödyistä. Varsinainen tutkimus tehtiin kolmea referenssiyritystä haastattelemalla. Näillä haastatteluilla kerättiin tietoa toimittajien sitouttamiseksi Jakamon käyttöön. Taustatutkimuksen ja sisäisen selvityksen tuloksia käytettiin avuksi uuden tietojärjestelmän käyttöönottopäätöksessä. Näiden tulosten perusteella Jakamon alkuperäiseen suunnitelmaan lisättiin dokumentti-integraation mahdollisuus. Referenssiyritysten haastatteluista saatujen tulosten ja teorian pohjalta tehtiin johtopäätöksiä Jakamon käyttöönottoon liittyen. Näihin johtopäätöksiin sisältyi myös keinoja, joiden avulla toimittajat saadaan käyttämään uutta järjestelmää.Today, purchasing has a significant impact on the bottom line of industrial companies. Developing purchasing may also improve the profitability of companies. Information management is one of the key functions of today’s successful business. Effective information management is also an important part of the purchasing field. David Brown Santasalo Finland Oy had been planning to improve their purchasing with a new information system. The tentative choice was a Finnish system called Jakamo. The first aim of the thesis was to determine the main benefits of Jakamo for Santasalo’s procurement. The purpose of Jakamo is to improve the daily routines of Santasalo’s operational purchasing. It will also make the information more visible and manageable. The second and the main purpose of the thesis was to find ways to get all of the suppliers to use the new information system. Qualitative research methods were used in the study. The research material was collected by individual and group interviews. First, background investigation was done to give answers on Jakamo’s benefits to Santasalo’s purchasing process. The main study was made by interviewing the reference companies, which had been using Jakamo for years. This part of the study gave results on how to get the suppliers to use Jakamo. The results from the background investigation were used to make the decision on implementing Jakamo. Based to these results, the document integration was added to Jakamo’s original project plan. Reference interviews and theoretical examination were used to draw conclusions. These conclusions include the methods which are used as Jakamo is introduced to the suppliers