Design with Folk – Yhdistyspohjaisen tanssiseuran toiminnan ja viestinnän kehittäminen palvelumuotoilun avulla

Civic and association activities have a long history in the Nordic countries. Several association based clubs create a diverse range of hobbies. However, as the activities are heavily rooted in volunteer work, there are both opportunities and challenges when such clubs act as service providers. The background research of the thesis indicated a lack of research on the ability of small voluntary sector organisations to utilise collaborative design methods in the development of their activities. This thesis strives to understand the topic through a case study from the perspective of service design. The purpose of the study was to find out how service design can promote the development of the activities and communication of an association based club. This thesis focuses on exploring the experiences and future expectations of the members and employees of a Finnish folk dance club Matit ja Maijat. Semi-structured interviews and a co-design workshop methods elaborated the practicalities, structure, communication needs and community spirit of the case club. The collected data was analysed in the thesis by affinity diagramming, and the findings compared with the background research. The results of the thesis indicate that 1) factors that positively influence the community spirit are central in the development of the activities of association based clubs, as community spirit is one of the most important motives for participating in the activities, 2) the desire to provide more professional services causes growing pains for small association based sports clubs, as the shift towards more organised activities can affect the nature of volunteering. The case study shows how such clubs may need help to map and meet the expectations of employees, volunteers, and members. For this reason, it is necessary to design and develop solutions that support the maintenance of the quality of activities and a positive community spirit in the environment of association based clubs. The results of the study can be used in voluntary organisational activities and to raise discussion about the importance of communication and transparent information sharing. The thesis concludes by assessing the effects and shortcomings of the approach. The integration of service design in association activities should be researched more broadly to understand how much the approach could be utilised in the association context without changing the nature of volunteering, as it is particularly important for the development of more appropriate practices and processes.Kansalais- ja yhdistymistoiminnalla on pitkä historia Pohjoismaissa. Useat yhdistyspohjaiset seurat tekevät harrastusvalikoimasta monipuolisen tarjoamiensa palvelujen avulla. Koska yhdistystoiminta pohjautuu pitkälti vapaaehtoistyöhön, tällaisten seurojen toimiminen palveluntarjoajina luo sekä mahdollisuuksia että haasteita. Opinnäytetyön taustatutkimus osoitti, että pienten vapaaehtoisjärjestöjen kykyä hyödyntää yhteissuunnittelumenetelmiä toiminnan kehityksessä on tutkittu vain vähän. Tämä opinnäytetyö lähestyy aihetta tapaustutkimuksen kautta palvelumuotoilun näkökulmasta. Tutkimuksen tarkoitus oli selvittää kuinka palvelumuotoilu voi edistää yhdistyspohjaisen seuran toiminnan ja viestinnän kehittämistä. Työssä keskityttiin tutkimaan suomalaisen kansantanssiseuran Matit ja Maijat ry:n jäsenten ja työntekijöiden kokemuksia sekä tulevaisuuden odotuksia seuratoiminnan suhteen. Puolistrukturoituja haastatteluja ja yhteissuunnittelutyöpajaa käytettiin kartoittamaan tapausseuran käytäntöjä, rakennetta, viestintätarpeita sekä yhteisöllisyyttä. Tutkimuksessa kerättyä aineistoa analysoitiin samankaltaisuuskaaviomenetelmällä sekä verraten havaintoja taustatutkimukseen. Opinnäytetyön tulokset havainnollistavat, että 1) yhteishenkeen positiivisesti vaikuttavat tekijät ovat keskeisiä kehitettäessä yhdistyspohjaisten seurojen toimintaa, sillä yhteisöllisyys on yksi tärkeimmistä motiiveista osallistua toimintaan, ja että 2) halu tarjota ammattimaisempia palveluja voi aiheuttaa kasvukipuja pienille yhdistyspohjaisille seuroille, kun siirtyminen organisoituneempaan toimintaan voi vaikuttaa vapaaehtoistyön luonteeseen. Tapaustutkimus osoitti kuinka tällaiset seurat saattavat tarvita apua kartoittamaan ja täyttämään työntekijöiden, talkoolaisten ja jäsenten odotuksia. Tästä syystä on tarpeen suunnitella ja kehittää ratkaisuja, jotka tukevat toiminnan laadun ylläpitoa ja yhteisöllisyyttä yhdistyspohjaisten seurojen ympäristössä. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää vapaaehtoisessa järjestötoiminnassa sekä herättämään keskustelua viestinnän ja läpinäkyvän tiedon jakamisen tärkeydestä. Opinnäytetyön lopussa arvioidaan lähestymistavan vaikutuksia ja puutteita. Palvelumuotoilun sisällyttämistä yhdistystoimintaan tulisi tutkia laajemmin, jotta ymmärretään kuinka paljon näkökulmaa voitaisiin kyseisessä kontekstissa hyödyntää, ilman että vapaaehtoistyön luonne muuttuu. Tämä on erityisen tärkeää sopivien käytäntöjen ja prosessien kehittämisen kannalta