Betriebliche Kommunikation als Erfolgsfaktor für kleine Unternehmen am Beispiel der JP Promotion & Event-Marketer GmbH

Ein kleines Unternehmen ist wie eine Familie. Es gibt dort Eltern und Kinder. Davon gibt es je nachGröße des Unternehmens mehr oder weniger. Jedes Mitglied hat dabei eine bestimmte Aufgabe undprägt die Familie durch seine Persönlichkeit. In einer Familie bestimmen die Kinder den Tagesablauf derEltern. Jedes Kind hat dabei andere Bedürfnisse. Da es die Happy Family nicht gibt, kommt es inFamilien zu Reibereien und Streit und natürlich finden die Kinder vieles, was die Eltern anordnen nichtnachvollziehbar. Wie in den meisten Familien erzählen sich die Mitglieder nicht immer alles. Das kannzu Missverständnissen führen und im schlimmsten Fall im Streit enden. In einer Familie vermag dasnicht so schlimm zu sein, da diese keinen wirtschaftlichen Zweck verfolgt. In einem Unternehmen aberwird einem spätestens an diesem Punkt bewusst, dass man es sich nicht immer erlauben kann, wie eineFamilie zu sein. Einzelne Mitglieder können sich nicht, wenn sie gestritten haben in ihren Zimmerneinschließen, denn unter Umständen hängt ein wichtiges Projekt von einer pünktlichen Fertigstellung ab.In dieser Arbeit soll die Notwendigkeit von betrieblicher Kommunikation als Gratwanderung zwischenFamiliendasein und Unternehmensdasein kleiner Unternehmen untersucht werden.Während große Unternehmen die Rolle der betrieblichen Kommunikation bereits erkannt haben und sichdamit auseinandersetzen, haben kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hier noch Defizite, da sie sichzu sehr darauf verlassen, dass ihre Familie ohne Spielregeln funktioniert. Dabei kann man, mit einerfunktionierenden Kommunikationsstrategie, die Konkurrenz abhängen und sich sogar gegen großeUnternehmen behaupten, die in Bezug auf Schnelligkeit und Spontaneität leicht von kleinerenUnternehmen übertrumpft werden können.Die Arbeit zeigt auf den Grundlagen der Kommunikation aufbauend die wichtigsten Ansätze für eine gutfunktionierende Kommunikationsstrategie und verdeutlicht diese an einem kleinen Unternehmen aus derEventbranche. Unternehmen dieser Branche können sich nur dadurch behaupten, das sich ihre Qualitäterheblich von anderen Unternehmen unterscheidet. Die Wünsche der Kunden müssen erkannt werdenund auf die Bedürfnisse muss schnell eingegangen werden können. Um so agieren zu können, istallerdings eine Basis von Nöten, die das Unternehmen handlungsfähig macht.Die betriebliche Kommunikation nach außen hat dabei die Aufgabe Aufmerksamkeit am Markt zuerlangen. Von einem Unternehmen, von dem Kunden noch nie etwas gehört haben, nehmen sie auchkeine Dienstleistungen in Anspruch. Für eine Eventagentur, die im Hintergrund operiert, ist dies einebesondere Herausforderung. Dennoch gibt es auch in diesem Bereich Wege, auf sich aufmerksam zumachen.Die Öffentlichkeitsarbeit ist in Verbindung mit dem Image des Unternehmens zu sehen, da dasUnternehmensverständnis aus Sicht des Betriebes ein ganz anderes sein kann, als das, welches auf demMarkt vorherrscht. Daher ist das Image selten kongruent zu dem eigenen Vorstellungsbild einesUnternehmens. Hinzu kommt, dass die verschiedenen Schnittstellen des Unternehmens, wie Kundenoder Lieferanten, das Image unterschiedlich wahrnehmen.Ein Faktor, der das Bild in der Öffentlichkeit maßgeblich beeinflussen kann, sind die Mitarbeiter. Dieinterne Kommunikation ist daher als zweiter Grundpfeiler betrieblicher Kommunikation zu sehen. Denndie interne Kommunikation wirkt sich nach außen aus.Der Führungskraft kommt in der Kommunikation nach innen eine zentrale Bedeutung zu. Sie ist letztlichder Auslöser von Zufriedenheit oder Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Dabei darf nicht vergessen werden,dass Führung eine andauernde Aufgabe ist, die nie erledigt ist. Während der Zeit die die Mitarbeiter imUnternehmen verbringen, gilt es, durch Beurteilungs- und Zielgespräche, die Motivation und dieBindung zum Unternehmen zu stärken. Eine Führungskraft kann bestimmte Führungsverhaltensweisenannehmen, wobei ein kooperativer Führungsstil anzustreben ist, da er mit zur Motivation desMitarbeiters beiträgt. Die verschiedenen Mitarbeiter haben unterschiedliche Charaktere, auf die bei derZusammenarbeit Rücksicht genommen werden muss, die man dafür auch entsprechend fördern kann.Gibt man dem Mitarbeiter seinen Neigungen entsprechende Aufgaben, trägt das erheblich zu seinerZufriedenheit bei. Das Ziel der Führungskraft ist es die Motivation der Mitarbeiter zu aktivieren und zufördern, um dadurch die Unternehmensziele zu erreichen.Während große Unternehmen bereits durchdachte Kommunikationsprozesse im Einsatz haben, gehenkleine Unternehmen noch immer davon aus, dass aufgrund der kleinen Mitarbeiterzahl Informationenohne Hindernisse dort hingelangen, wo sie benötigt werden. Ferner wird durch den familienähnlichenCharakter angenommen, dass man die Bedürfnisse der Mitarbeiter kennt, oder zumindest leicht erkennt.Dies ist meist nicht der Fall, daher ist das Mitarbeitergespräch als Basisinstrument jeder Führungskraft zuverstehen. Im Gespräch können auch latente Konflikte ausgeräumt werden. Denn gerade in kleinenGruppen, ist der Druck vorhanden, die Harmonie nicht durch die eigene Unzufriedenheit zu stören.Das führt zu inneren Konflikten, die dann in einem äußeren Konflikt eskalieren können.Natürlich ist die betriebliche Kommunikation allein kein Erfolgsgarant, dennoch kann sie den Erfolgentscheidend beeinflussen. Denn alleine dadurch, dass mit guter PR Aufmerksamkeit erlangt wurde, wirddie Einstellung der Marktpartner positiv beeinflusst. Wird dieser Eindruck dadurch gestärkt, dass dieMitarbeiter anhand ihres Verhaltens deutlich zeigen, dass sie hinter dem Unternehmen stehen, ist einwichtiger Schritt in Richtung Erfolg getan.A small company is like a family. You can find parents, in this case really even a father and a mother - the owner and the authorized representative, and children. The number of children differs according to the size of the company. Every family member is destined for his job so that he influences the family with his personality. You can find older and younger persons and like in a Patchworkfamily some of them know each other for a longer term than new siblings. Potential new family members appear for some time but most of them vanish after 6 month. But some will stay and get a role in the family. In a family the children influence the parents´ order of the day. Every child has different needs. Because of there s no Happy Family there are often quarrels and arguments between the family members and of course the children don not understand most of the orders their parents make. Like in nearly every family the members don not talk about everything; this could be the reason for misunderstandings and in the worst case for a quarrel. For a family that s not so bad because they do not have to serve an economic purpose. In a company you realize at this point that you can not always act like a family in the business world. If you had problems you can not lock up in your room because probably a project has to be finished in time. This case study is about the necessity of internal communication for small companies as tightrope walk between being a family and being a company. While big enterprises already made out the part of internal communication small companies do have deficits in this sector because they rely on their family to work without rules. But with a working internal communications strategy it is possible to eliminate one s competitors and even to be able to compete with big enterprises relating to fastness and being spontaneous. This case study shows, based on the foundation of communication, the most important approaches for a good working communication strategy shown on a small company in the Event sector. In this line of business it is only possible to compete with other firms if there is a big difference in its quality. They have to deal fast with the needs of the customers and must be able to recognize their wants. But to meet these needs there has to be a base which allows the company to behave in this way. The task of external communication is to attract attention. Customers don not lay claim to the services of a company they never heard of. For a company in the event sector this is a challenge because they work in the background. But there are ways to attract the attention of potential customers. Public Relations have to be related to the image of a company, because the company s self-understanding can differ from the customer s point of view. And the different business partners also may have different views. The employees contribute a substantial part to the company s picture in the public. The communication goes from the inside to the outside. That s the reason why internal communication is another base for a company s communication. The executive plays a big role in the internal communication. He s the release of satisfaction or dissatisfaction for the employees. And one should not forget that the task of an executive never ends. During the time employees stay with the company, conversations between the executive and the employee should take place. This will strengthen their motivation and their relationship to the company. There are different ways for the executive to lead his employees but he should strive for a cooperative style of leadership. Different employees have different characters the executive has to show consideration for. Therefore he can give them jobs which correspond to their predilection. The target of the executive is to activate and support the motivation of the employees to reach the company s objectives. While big enterprises already use reasoned communication strategies small companys assume that the information gets to their destination without obstacles. And because of being like a family the executive proceeds on the assumption that he knows the needs of his employees, or at least easily recognizes them. But most times that s not the case so the conversation between the executive and the employees is indispensable. Although communication is no guarantee for success, it has influences in the success. Because only that the company gets attention according to their PR-work the business partners think more positive about the company. Is this impression increased by the behaviour of the employees an important step into the right direction is done