Oulun poliisilaitoksen tulojen käsittelyn tehostaminen myyntitilausprosessia kehittämällä

Tämän kehittämistehtävän toimeksiantaja on Oulun poliisilaitos. Oulun poliisilaitoksen toiminta-alue kattaa Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun maakunnat käsittäen 15 poliisiasemaa. Pääpoliisiasema sijaitsee Oulussa. Muut poliisiasemat ovat Kuusamon, Taivalkosken, Pudasjärven, Haukiputaan, Muhoksen, Suomussalmen, Kuhmon, Sotkamon, Kajaanin, Raahen, Kalajoen, Ylivieskan, Haapaveden ja Haapajärven poliisiasemat. Henkilöstöä Oulun poliisilaitoksella on noin 720. Kehittämistehtävän tarkoituksena on tehostaa Oulun poliisilaitoksen tulojen käsittelyä myyntitilausprosessia kehittämällä. Tavoitteena on tehokas myyntitilausprosessi, joka tukee valtion Tilauksesta perintään prosessia. Tulojen käsittelyä hoidetaan yhteistyössä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet kanssa palvelusopimuksessa määritellyin ja sovituin vastuu- sekä työnjaoin. Tässä kehittämistehtävässä käsitellään Tilauksesta perintään prosessin sisällä Oulun poliisilaitoksen myyntitilausprosessia laskutuspyyntöjen eli myyntitilausten lähettämistä, käsittelyä ja tallentamista laskujen muodostamiseksi asiakkaille. Laskutuspyynnöt käsittävät pääasiassa Oulun poliisilaitoksen poliisiasemien sisäministeriön asetuksen mukaisia poliisin suoritemaksuja. Tavoitteena on löytää hyvät käytännöt ja toimintatavat siihen, miten myyntitilaukset saadaan käsiteltyä tehokkaasti ja nopeasti. Toimintaprosessi laskutuspyyntöjen lähettämisestä niiden käsittelemiseen ja tallentamiseen on koettu työlääksi, monia työvaiheita sisältäväksi ja aikaa vieväksi. Kehittämistehtävän tutkimusongelma on: Myyntitilausprosessin kehittäminen. Millä keinoin saadaan aikaan tehokas myyntitilausprosessi. Tutkimuskysymykset ovat: Miten myyntitilaukset saadaan käsiteltyä tehokkaasti ja nopeasti? Miten toimintaprosesseja voidaan tehostaa ja virtaviivaistaa jo tilauspyynnön lähettämisvaiheessa? Miten saadaan karsittua mahdolliset turhat työvaiheet pois? Kehittämistyön tutkimusstrategia on toimintatutkimus, jossa kehittäjä itse toimii aktiivisena työryhmän jäsenenä yhteistyössä muiden talousyksikön toimijoiden kanssa. Pääasiallisina aineiston keruumenetelminä käytettiin työryhmäkokoontumisia, koulutusta, havainnointia ja kehittämispäiväkirjaa. Teoriaviitekehys koostuu aiheista prosessit – prosessien johtaminen ja kehittäminen ja digitalisaatio. Teorian punaisena lankana kulkee valtion Tilauksesta perintään prosessi. Mikä on pysyvää – on muutos. Toimintaympäristö muuttuu kovaa vauhtia ja digitalisaatio avaa meille paljon uusia mahdollisuuksia asettaen myös haasteita. Digitalisaatiolla haetaan toimintoihin nopeutta, joustavuutta, laatua - kustannustehokkuutta. Tavoitteena on työprosessien ja toimintojen automatisointi koko prosessin osalta. Tämä ei kuitenkaan aina ole vielä täysin mahdollista ja työvaiheita joudutaan suorittamaan manuaalisesti. Toimintaprosesseja voidaan kuitenkin virtaviivaistaa ja karsia turhat työvaiheet pois ja hyödyntää digitalisaation tuomia mahdollisuuksia vaiheittain. Tämän kehittämistyön tavoite tehokkaasta myyntitilausprosessista, joka tukee valtion yhteistä tilauksesta perintään prosessia, saavutettiin virtaviivaistamalla myyntitilausprosessin työvaiheet ja ottamalla käyttöön valtion Kieku-myyntitilausjärjestelmä laskutuspyyntöjen tallentamiseen