Auditoria governamental no Poder Executivo Federal : proposição de requisitos para um modelo de gestão de papéis de trabalho

Tese (doutorado)—Universidade de Brasília, Faculdade de Ciência da Informação, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, 2019.As auditorias governamentais são consubstanciadas em documentos, em qualquer suporte, que podem estar nos arquivos correntes, intermediários e/ou permanentes, sejam eles do órgão auditado, de terceiros e do próprio órgão auditor. Esta pesquisa objetiva propor requisitos arquivísticos para a gestão dos papéis de trabalho de auditoria, visando uma melhor organização da documentação manuseada e, consequentemente, melhor performance nos processos de auditorias. O percurso metodológico baseou-se em uma pesquisa qualitativa com estudo de caso, que envolveu um órgão auditor e um órgão auditado. Para seu desenvolvimento, foram realizadas: revisão da literatura, análise de documentos, entrevistas e aplicação de questionários. A parte empírica deu-se na Controladoria-Geral da União (CGU), como órgão auditor e no Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações como órgão auditado, com a colaboração de servidores, arquivistas e auditores. Como resultado, foi constatado que não há uma padronização de processos e nem mesmo o uso dos conceitos próprios da ciência arquivística nas práticas de gestão de documentos, no âmbito da documentação corrente, nem no órgão auditado, nem no órgão auditor. Dessa forma, foram propostos seis requisitos para um modelo de gestão dos papéis de trabalho, cujas orientações iniciam-se desde o órgão auditado, de forma a auxiliar a organização da informação utilizada em processos de auditoria, contribuindo, desta forma, para um aprimoramento da gestão pública. O estudo atingiu os objetivos propostos, com a apresentação de seis requisitos estruturantes para uma adequada gestão de documentos em processos de auditoria governamental no Brasil.Government audits are based on documents, in any medium, that can be in the current, intermediate and/or permanent files, whether they are from the audited organ, of third parties and of the auditing organ itself. This research proposed archival requirements for the management of audit work roles, aiming a better organization of the documentation handled and, consequently, better performance in the auditing processes. Our qualitative research is a case study that involved an auditing organ and an audited organ. To develop it, we carried out: literature review, document analysis, interviews and questionnaires application. The empirical part was developed at the Office of the Comptroller General (CGU), as an auditor and at the Ministry of Science, Technology, Innovation and Communications as an audited organ, with the collaboration of servers, archivists and auditors. As a result, it was verified that there is no standardization of processes and not even the use of the concepts of archival science in document management practices, in the scope of current documentation, neither in the audited organ nor in the auditing organ. Thus, six requirements were proposed for a work-role management model, whose guidelines start from the audited entity, in order to help organize the information used in auditing processes, thus contributing to an improvement in the public administration. The study reached the proposed objectives, and six structural requirements were presented for adequate management of documents in government audit processes in Brazil