Innføring av kvalitetsledelse i Politiets data- og materielltjeneste

Kvalitetsledelse handler om å overleve. Så langt er dette en sannhet som private aktører har måtte forholde seg til. Kravene om bedre utnyttelse av offentlige ressurser gjør at dette også vil bli en sannhet for offentlige aktører. Konkurranseutsetting av offentlig tjenesteproduksjon er et hjelpemiddel som i stadig større utstrekning benyttes for å effektivisere ressursbruken i det offentlige Videreføres prinsippet med at ressursene følger brukerne vil de som i dag er PDMT’s kunder i fremtiden kunne avgjøre hvem som skal levere produktene og tjenestene de har behov for til sin tjenesteproduksjon. For PDMT vil dette være en fremtidig utfordring da de vil kunne komme i den situasjonen at de vil måtte konkurrere med andre mulige leverandører. Kvalitetsstyring vil kunne være ledelsesverktøyet som gjør PDMT i stand til å møte denne fremtiden. Kvalitetsstyringssystemet vil være hjelpemiddelet som skal til for å oppnå en systematisk forbedring av produkt og tjenester. Denne oppgaven hadde som hovedmål å utarbeide forslag til en funksjonell plattform for kvalitetsstyringssystem i PDMT. Målet for oppgaven ble ikke nådd. Arbeidet med denne oppgaven har vist at utarbeiding av kvalitetssystem betinger engasjement og delaktighet fra ansatte på alle nivå i organisasjonen. Alle erfaringer fra etablering av kvalitetssystem tilsier at dersom virksomheten skal lykkes med dette arbeidet må organisasjonen være motivert og ha mulighet for å prioritere oppgaver knyttet til etableringen. Erfaringen tilsier også at resultatet fra ledelsens aktiviteter er sterkt avgjørende for det resultatet resten av organisasjonen presterer. Denne oppgaven tar utgangspunkt i rapporten ”Statusrapport kvalitetsledelse i PDMT” og de strukturelle manglene ved organisasjonen som påpekes i denne rapporten. I gjennomføring av oppgaven er det fokusert på hvilke konsekvenser PDMT’s strukturelle mangler kan ha for virksomheten på kort og lang sikt. Med et kortsiktig perspektiv er hovedutfordringen å få etablert en organisasjon som effektivt kan utnytte egne erfaringer og de resursene som stilles til disposisjon. Med et langsiktig perspektiv er hovedutfordringen å utvikle organisasjonen slik at den er i stand til å møte utfordringen som ligger fremtidige behov hos kunden, og en mulig konkurranse fra andre aktører. Et kvalitetsstyringssystem i henhold til ISO 9001:2000 er et vel utprøvd ledelsesverktøy som vil kunne være et effektivt hjelpemiddel for å nå både kortsiktig og langsiktige mål. Forutsetningen for å få etablert et system som er i overensstemmelse med ovennevnte standard er at virksomheten arbeider systematisk med oppgavene som er knyttet til innføringen. Det må særlig fokuseres på aktiviteter som etablerer den grunnleggende strukturen, dette er oppgaver som er knyttet til strategisk ledelse. I utformingen av prosessene, som følger med denne oppgaven, er det lagt vekt på å identifisere og synliggjøre alle aktørene som må delta i gjennomføringen av prosessen. Dette har sammenheng med at underlagsmaterialet viser at PDMT vil være tjent med å etablere kultur for å involvere alle ansatte. Ved å fremstille denne delaktigheten i prosesskartet vil det bli skapt kultur for samhandling, en kultur som vil styrke PDMT som organisasjon. Det konkluderes med at ledelsen må gi arbeidet med å etablere kortsiktige og langsiktige mål høy prioritet. Arbeidet bør gjøres som en prosess som involverer alle som skal medvirke til at målene nås. Videre må ledelsen prioritere arbeidet med å modellere de øvrige prosessene som inngår i ledelsesprosessen. Avdelingsdirektøren og hans ledere må prioritere arbeidet med å identifisere sin avdelings delprosesser i kjerneprosessene. Avdelingsdirektørene for stabsavdelingen må identifisere støtteprosessene. Alle avdelingsdirektørene må prioritere å utarbeide plan for modellering av prosessene. For å vinne erfaring anbefales det at hver avdeling starter med en til to prosesser. SKA har ansvar for å modellere kvalitetsstyringssystemet i Input Process. Avdelingen har videre ansvar for at dokumentstyringssystem og avviksbehandlingssystem etableres. Avdelingen har også ansvar for å etablere revisjonsprosessen og prosedyrene standarden krever. SKA bør også ta på seg ansvaret med å etablere mal og regler for etablering av prosesser. Alle disse oppgavene må prioriteres høyt