Desafios à Gestão e Liderança

Introdução: A Serviços Partilhados do Ministério da Saúde tem um papel potenciador da Transformação Digital na Saúde em Portugal através das suas iniciativas, entre elas o SNS Sem Papel, que pretende eliminar o uso de papel em diferentes serviços de apoio à prestação de cuidados clínicos. Sabe-se, no entanto, que a mudança nas organizações de saúde não é suscetível de ser simples ou linear. Através deste estudo, procurar-se-á comparar diferentes instituições que colaboram na iniciativa numa ótica dos processos de gestão e liderança, e aprofundar o papel de processos de Gestão de Mudança. Métodos: Aplicou-se uma metodologia eminentemente qualitativa em quatro instituições que fazem parte do projeto SNS Sem Papel, tendo-se desenvolvido em torno de três fases. A primeira fase consistiu na compilação de informação disponível sobre as instituições. A segunda fase consistiu na realização de entrevistas estruturadas mediante elaboração prévia de um guião e a terceira fase consistiu na análise do material recolhido através de análise qualitativa temática direta e de modelos de referência de liderança na mudança. Resultados: A metodologia de implementação da iniciativa SNS Sem Papel, bem como os resultados e as fases em que a mesma se dividiu, foram díspares. Contudo, em todas as instituições existe uma equipa de gestão da iniciativa cuja função é o acompanhamento local, sendo constante a inclusão do topo hierárquico e chefias intermédias. Todas as instituições admitem a existência de obstáculos no decorrer da implementação do projeto SNS Sem Papel, tratando-se, na sua maioria, de obstáculos já esperados. Todas as instituições experienciaram resistência à mudança neste contexto. Conclusões: A maioria das falhas relacionadas com a mudança são de implementação e não de conceção de ideias iniciais. A existência de um método de gestão claro e assumido para a implementação desta iniciativa relaciona-se com melhores resultados na implementação da mudança, tal como com o maior compromisso do topo hierárquico. A equipa de gestão deve ser capaz de diagnosticar a organização, escolhendo a metodologia de implementação, de monitorização de resultados e de acompanhamento mais adequadas às circunstâncias particulares da instituição, e identificando as pessoas com maior capacidade de influência.Introduction: The globalization of the economy and technological evolution have caused significant changes in all of society, including the health sector. The Shared Services of the Ministry of Health have a leading role in the digital transformation of healthcare in Portugal through its initiatives, among them “SNS Sem Papel”, which aims to reduce and eliminate the use of paper in different services to support clinical care. It is known, however, that the change in health organizations is not likely to be simple. Through this study, different institutions that collaborate in the “SNS Sem Papel” initiative, will be compared from a management and leadership standpoint, determining the role of change management processes. Methods: In the preparation of this study, a qualitative methodology was applied to four health institutions, which was developed around three essential phases. The first phase (desk research) consisted of compiling available information about the institutions. The second phase consisted of conducting structured interviews through a prepared script, and the third phase consisted of analysing of the material collected using a qualitative thematic analysis and reference models of leadership in change. Results: The implementation of the initiative in the institutions under analysis, as well as the results and the stages in which it was divided, was uneven. However, in each institution there is a management team with the responsibility to follow the implementation of the initiative locally, with the constant inclusion of intermediate and top managers. All institutions acknowledge the existence of obstacles over the course of implementation, with most of them having already been expected. All institutions experienced resistance to change in this context. Conclusions: Most of the flaws related to change are rooted in the implementation rather than the conception of initial ideas. The existence of a clear and assumed management method for the implementation of this initiative is related to a more successful outcome, such as the greater commitment of the hierarchical top. The management team should have the capacity to know how to diagnose the organization, choosing the model, techniques and tools best suited to the particular circumstances of the institution, and how to identify key elements within the organization