Metodologia de implantação do gerenciamento eletrônico de documentos em empresa de base tecnológica

Dissertação (mestrado) - Universidade Federal de Santa Catarina, Centro Tecnológico. Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção.O objetivo deste trabalho é propor uma metodologia para a implantação de sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED em empresas de Base Tecnológica, que consistem em uma categoria de empresas em que a dependência da informação é mais evidente e onde existe grande demanda por sistemas de informação. Durante o trabalho são apresentados as principais tecnologias e conceitos necessários ao entendimento do assunto e são expostos argumentos sustentando a importância do uso destas tecnologias para a gestão do conhecimento. Uma análise do ambiente organizacional permitiu identificar elementos que justificam o uso de sistemas de GED, bem como os benefícios proporcionados. Para uma aplicação efetiva é importante que a implantação seja criteriosa e respeite as particularidades de cada empresa. Desta forma, foi proposta uma metodologia de aplicação de sistemas de GED. O modelo foi validado por meio do estudo de caso em uma empresa de base tecnológica. O trabalho desenvolvido junto à empresa envolveu uma grande interação com todos os profissionais por meio de entrevistas, realização de eventos de sensibilização e workshops. Ao se utilizar a metodologia proposta garantiu-se objetividade e fluência das atividades. Como principal produto deste trabalho teve-se a implantação de um sistema de GED dedicado ao tratamento de documentos de origem digital, que oferece suporte a todas as atividades de criação e manipulação de documentos. A aplicação permitiu verificar os resultados proporcionados por uma tecnologia facilmente assimilável pelos usuários que constataram benefícios na gestão documental, nas facilidades proporcionadas pelo compartilhamento do conhecimento documentado e na melhoria geral das condições de trabalho. The objective of this work is to propose a methodology for the implementation of electronic Document Management Systems - GED in companies of Technological Base, which consist in a companies category in which the dependence of the information is more evident and where there is great demand for information systems. During the work are introduced the main technologies and necessary concepts to the understanding of the subject and are exposed arguments sustaining the application of this technologies for the knowledge administration. An analysis of the environment allowed to identify elements that justify the use of GED, as well as the benefits provided. For an effective application it is important that the implementation of the GED is done in a criterious way and it respect the particularities of each company. Thus, it was proposed an application methodology of GED systems. The model was validated by case study in a company of technological base. The work developed at the company involved a great interaction with all the professionals by means of interviews, instruction meetings and workshops. Applying the proposed methodology it guaranteed objectivity and fluency in the activities. The main result of this work was the implementation of a GED system dedicated to the processing of digital origin documents, which offers support to all the documents creation and manipulation activities. The application allowed to verify the results provided by an easily to assimilate technology by the users, who verified benefits in the documents administration, the facility provided by the documented knowledge sharing and in the general improvement of the working conditions