Melhoria do processo de atendimento ao cliente: um estudo de caso

Dissertação (mestrado) - Universidade Federal de Santa Catarina, Centro Tecnológico. Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção.Com o objetivo de conhecer, descrever e avaliar o processo de atendimento às correspondências encaminhadas à empresa pesquisada, este estudo teve o propósito de apresentar um novo modelo de atendimento ao cliente e foi desenvolvido com base na análise de dados obtidos por meio de questionários aplicados via correspondência eletrônica aos funcionários da empresa, de nível administrativo. A partir dos resultados foi possível identificar os fatores críticos do processo em questão e determinar as estratégias de aprimoramento para o atendimento das necessidades formais dos clientes. Este estudo destacou, em especial, a formação de grupos de trabalho "Donos do Processo", cuja estrutura tem como objetivo a orientação, a execução e o acompanhamento do processo em questão. Ele evidencia ainda a automação da ferramenta de registro, tornando-a mais interativa, controladora e dinâmica, e caracteriza o envolvimento e o apoio de todos os níveis hierárquicos da organização, desde a concepção do projeto, até a sua efetiva implementação. A fundamentação teórica centrou-se no gerenciamento de processos, nos conceitos de atendimento ao cliente, na gestão da qualidade e na cultura do comprometimento humano. Com base nos conhecimentos adquiridos e na proposta pela qual fundamenta-se esta pesquisa, buscou-se, por último, a constatação dos conceitos abordados, que resultou na compreensão do modelo adotado. Ressalta ainda as influências internas e governamentais, estabelecendo ações para a busca do comprometimento dos integrantes da organização, visando o alcance e manutenção das metas estabelecidas. Esta pesquisa aborda fundamentalmente a importância da aplicação da metodologia de gerenciamento de processos como modelo para a gestão dos resultados de performance e de melhoria do processo de atendimento ao cliente. Aiming to know, to describe and to evaluate the process of service to the correspondences directed to the researched company, this study had the goal to present a new model of service to the customer and was developed based on the analysis of data achieved through questionnaires applied by eletronic correspondence to the employees of the company. From the results it was possible to identify the critical factors of the process in question, and to determine the strategies of improvement for the service of the formal necessities of the customers. These study outstands in special, the formation of work groups "Owners of the Process", whose structure has as objective the leading, accomplishment and the follow up of the process in question. The study still outstands the automation of the "registering tool", making it more interactive, controller and dynamics, evolvement and the support of all the hierarchic levels of the organization, the conception of the project, until its effective implementation. The theoretical presupposing was based in the management of processes, in the concepts of service to the customer, in the management of the quality, and the culture of the human commitment. Based on the knowledge achieved and in the proposal for which this research is based, it was aimed finally, the confirmation of the approached concepts, that resulted in the understanding of the adopted model. It still out stands the internal and governmental influences, establishing actions for the search of the commitment of the members of the organization, aiming at the reach and maintenance of the established goals. This research basically approaches the importance of the use of the methodology of management of process as a model for the management of the results of performance and improvement of the process of service to the customer