PELAKSANAAN TUGAS KEPALA TATA USAHA SEKOLAH DALAM PENANGANAN SURAT-MENYURAT DI SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 BANGKINANG KABUPATEN KAMPAR

Penanganan surat merupakan awal dari proses penanganan informasi, yaitu kegiatan mulai dari penerimaan surat masuk, pengelolaan surat keluar sampai pada penyimpanan tindasannya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan tugas kepala tata usaha sekolah dalam penanganan suratmenyurat di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Bangkinang Kabupaten Kampar. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, subjek penelitian ini adalah kepala dan tenaga administrasi sekolah di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Bangkinang Kabupaten Kampar, sedangkan objek penelitian ini adalah pelaksanaan tugas kepala tata usaha sekolah dalam penanganan surat-menyurat di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Bangkinang Kabupaten Kampar. Selanjutnya teknik yang digunakan dalam pengumpulan data, penulis menggunakan teknik wawancara, observasi dan dokumentasi. Adapun hasil dari penelitian ini adalah pelaksanaan tugas kepala tata usaha sekolah dalam penanganan surat-menyurat di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Bangkinang Kabupaten Kampar telah terlaksana. Hal ini terlihat dari wawancara penulis kepada kepala tata usaha sekolah diantaranya: kepala tata usaha melakukan pencatatan nomor dan tanggal surat ke dalam buku agenda, dengan harapan mudah untuk menemukan surat kembali, menyerahkan surat sesuai dengan alamat dalam surat, membuatkan disposisi surat untuk pengarahan lebih lanjut, mengonsep balasan surat jika dipandang perlu, menugaskan bagian surat menyurat untuk membuatkan disposisi sesuai dengan instruksi kepala tata usaha, mengerjakan balasan surat (penting) berdasarkan instruksi kepala sekolah, melakukan pengarsipan, mengonsep surat keluar (biasa), pengonsepan surat penting dilakukan oleh kepala sekolah, menyerahkan surat yang telah diketik kepada kepala sekolah untuk ditandatangani dan memberikan stempel atau cap sekolah, memasukkan surat ke dalam sampul serta mencatat surat yang akan dikirim ke buku ekspedisi, melaksanakan pendistribusian surat. Adapun faktor yang memengaruhi yaitu kepemimpinan kepala tata usaha, pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsinya, penguasaan teknik penanganan surat, kemampuan untuk penyesuaian dan memahami situasi kondisi anggotanya, taat dan patuh pada norma, hierarki organisasi dan seluruh peraturan sekolah, memberikan rasa keterbukaan atau transparansi dalam kerja, penguasaan dalam mengendalikan diri setiap permasalahan yang muncul, memiliki keterampilan dan kompetensi khusus dalam pengendalian surat, membiasakan kerjasama tim dan bekerja dengan optimisme yang tinggi termasukdalam penanganan surat-menyurat di kantor tata usaha sekolah