Perancangan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Berbasis Web (Studi Kasus : Fakultas Rekayasa Industri IT Telkom)

Dokumen adalah suatu aset instansi yang menyimpan berbagai informasi penting dan merupakan pertanggungjawaban kerja yang harus selalu dipelihara, dirawat dan dilindungi keberadaannya. Pada pengertian umum, kata dokumen biasanya diartikan sebagai information carrier (biasanya pada kertas) yang mengandung tulisan atau gambar informasi untuk tujuan tertentu. Dokumen yang lengkap dan akurat yang dihasilkan dari kegiatan atau transaksi organisasi seperti institusi pendidikan memiliki peranan penting dalam meningkatkan kualitas dari institusi tersebut (Good University) yang diukur dengan adanya akreditasi. Peningkatan dari jumlah dokumen yang diproduksi oleh kegiatan organisasi membuat manajemen dokumen menjadi hal yang sangat penting. IT Telkom yang kini telah mencanangkan World Class University, e-document menjadi salah satu sistem yang dapat mempromosikan nama besar IT Telkom di kancah mancanegara. Dalam Tugas Akhir ini, penulis menawarkan sebuah rancangan sistem manajemen dokumen elektronik berbasis web yang nantinya dapat diterapkan di lingkungan Fakultas Rekayasa Industri IT Telkom untuk membantu pengelolaan dokumen. Saat ini pengelolaan dokumen di Fakultas Rekayasa Industri sebagian besar masih menggunakan kertas yang memiliki banyak kelemahan, terutama dalam hal pencarian dokumen dan audit dokumen. Oleh karena itu, penulis menawarkan sistem manajemen dokumen yang memudahkan pihak fakultas dalam pengelolaan dokumen. Sebelum memulai perancangan sistem manajemen dokumen elektronik, terlebih dahulu dilakukan studi lapangan. Kemudian melakukan identifikasi kebutuhan sistem yang nantinya dijadikan sebagai dasar perancangan dan identifikasi user yang akan menggunakan sistem tersebut. Setelah proses perancangan dilakukan, langkah selanjutnya yaitu melakukan proses pengujian. Di dalam proses ini terdapat beberapa uji system yang meliputi uji fungsional aplikasi sistem, uji error handling, uji performansi dan uji keamanan. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan melalui pengujian sistem diperoleh kesimpulan bahwa sistem manajemen dokumen elektronik dapat membantu pihak fakultas dalam pengelolaan dokumen. Oleh karena itu, dengan adanya perancangan sistem ini diharapkan dapat meningkatkan produktivitas proses bisnis, meningkatkan response time proses bisnis, mengurangi total biaya dokumen, meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan, menurunkan biaya tambahan, mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen, dapat melakukan sharing dokumen dan keamanan dokumen dapat terjaga dengan baik. sistem, e-document, manajemen, perancangan, pape