Pengembangan sistem informasi persuratan dan kearsipan (studi kasus: sub bagaian persuratan dan kearsipan bagian umum sekretariat direktorat Jendral Pendidikan Dasar Kementrian Pendiidkan dan Kebudayaan

Dede Kurmalasari (107091002531), Pengembangan Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan Studi Kasus : Subbagian Persuratan dan Kearsipan Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan. Dibawah bimbingan bapak Dr. Husni Teja Sukmana, M.Sc dan ibu Meinarini Catur Utami, MT. Surat merupakan salah satu media komunikasi yang digunakan dan merupakan aktivitas yang sangat berpengaruh pada kelancaran aktivitas kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar (Dirjendikdas). Bagian Umum Subbagian Persuratan dan Kearsipan merupakan bagian yang menangani aktivitas persuratan dan kearsipan di lingkungan Dirjendikdas, diantaranya surat masuk, surat keluar, disposisi surat, dan arsip surat. Dari keseluruhan aktivitas tersebut, Subbagian Persuratan dan Kearsipan masih menjalankan secara manual, yaitu dalam hal pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih menggunakan pembukuan yang menyebabkan penumpukan buku-buku catatan, demikian pula dalam hal pengarsipan, surat-surat yang sudah terlalu lama disimpan menyebabkan penumpukan surat dan memungkinkan surat-surat tersebut menjadi tercecer ataupun hilang, sehingga apabila data dan arsip surat dibutuhkan kembali akan memakan waktu dalam mencarinya. Didalam proses disposisi dan pembuatan surat keluar untuk divalidasi, apabila terjadi kesalahan maka surat akan dibuat ulang sehingga terjadi pemborosan penggunaan kertas dan waktu proses menjadi bertambah. Selain itu pula didalam penyampaian informasi terhadap para pegawai mengalami kendala yaitu penyebaran informasi yang tidak tepat waktu dan tidak merata sehingga pegawai terlambat dalam mengetahui informasi tersebut. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mengembangkan Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan yang dapat memegang peranan penting dalam menangani masalah-masalah tersebut. Sistem yang dikembangkan ini merupakan aplikasi berbasis web menggunakan metode pemodelan objek Rational Unified Process (RUP), UML (Unified Modeling Language) sebagai tools analisis, perancangan sistem menggunakan grails framework, Apache Tomcat sebagai web server, dan MySQL sebagai pengolah database