Etapas do processo de implantação da gestão documental: estudo de caso da CCGE/UFPB.

A implantação de processos de gestão documental é uma prática negligenciada no âmbito dos arquivos das instituições públicas e privadas do Brasil. Na maioria dos casos se revelam como um local físico de “guarda ou depósito de documentos”. Com o objetivo de estudar as etapas do processo da gestão documental com vistas a propor um conjunto de ações administrativas para a elaboração de uma política escrita de gestão documental para o arquivo da Coordenação do Curso de Graduação em Economia/CCGE/CCSA/UFPB, optamos pela pesquisa de natureza descritiva que se articula com os procedimentos da observação participante e do diagnóstico de arquivo. Os resultados das análises revelaram a inexistência de procedimentos e produtos básicos arquivisticos no arquivo estudado, tais como: avaliação e seleção de documentos, descrição, indexação (procedimentos), plano de classificação, tabela de temporalidade documental, listas de transferência/recolhimento/eliminação e instrumentos de pesquisa (produtos). Sugere-se que seja institucionalizada uma Comissão de Avaliação Documental no âmbito do CCSA/UFPB para operacionalizar as Instruções Normativas n. 01/2002 e n. 04/2005/UFPB e orientar os servidores da CCGE/CCSA/UFPB no processo de desenvolvimento de todas as etapas do processo de gestão documental.The deployment of document management processes is a practice neglected under the files of public and private institutions in Brazil. In most cases they reveal themselves as a physical place of "custody or deposit of documents." In order to study the stages of the document management process with a view to proposing a set of administrative actions for the preparation of a document management policy written to the file of the Undergraduate Program Coordination in Economics / CCGE / CCSA / UFPB, we chose by descriptive research that articulates with the procedures of the participant observation and record survey. The results of the analysis revealed the lack of procedures and commodities archives in the study file, such as evaluation and selection of documents, description, indexing (procedures), classification scheme, document temporality table lists transfer / collection / disposal and research instruments (products). It is suggested to be institutionalized one Document Evaluation Committee under the CCSA/UFPB to operationalize the Normative Ruling n. 01/2002 and no. 04/2005 / UFPB and guide the servants of CCGE / CCSA / UFPB in the development process of all stages of the document management process