Lean archives : o emprego do Lean Office na gestão de arquivos

An efficient document management brings various benefits, not only for professionals of the area but, mainly, for business managers who can use this information in their decision-making to enjoy competitive advantages on competitors. Having in mind that effectiveness is a constant pursuit for any company in order to achieve their strategic goals and improve the techniques which enable more productivity using fewer financial resources. In this sense, it was sought to apply the Lean office in the document file management of Santa Fé Company, once it is necessary to improve the current processes with less waste and more efficiency, with a view to the need to suit the client more efficiently before their information necessities. Regarding to the method used, it is characterized as a research-action in a quali-quantitative approach, classified as exploratory and descriptive. The data collection was held through a participative observation, a non-structured interview, and a focus group realization, in order to achieve greater participation of workers in the construction of a current value flow mapping, identifying possible improvements, which can be implemented in order to build the future flow mapping, which is ideal for the good performance of proceedings. The chosen sector to apply this research was the dispatch sector, once it presents some critical points and for being a sector with a high document file demand. Regarding to the research application, the following steps were performed: Training and worker awareness about the Lean thinking; VFM current state; VFM future state; Action plan and results evaluation and discussion. Among the obtained research results, it stands out in a quantitative way the reduction of waste, with significant gains of Lead Time, diminishing the time to process the activities and the time at which the material awaits to be processed. Financial gains were also obtained with a better use of resources and a redesigning of the way to keeping the documents. In a qualitative way, a better working environment is highlighted with visual management practices to information communication and increase of the service efficiency in bringing more customer satisfaction.Uma gestão documental eficiente traz diversos benefícios, não apenas ao profissional, mas, principalmente, aos gestores das empresas que podem usufruir de tais informações nas tomadas de decisão para desfrutar de vantagens competitivas acerca dos concorrentes. Tendo em vista que a eficácia é uma busca constante de qualquer empresa a fim de atingir os objetivos estratégicos e melhorar as técnicas que possibilitem mais produtividade com o uso de menos recursos financeiros. Nesse sentido, buscou-se aplicar o Lean office na gestão de arquivos do Grupo Santa Fé, uma vez que é preciso melhorar os processos atuais, com menos desperdícios e mais eficiência, tendo em vista a necessidade de atender o cliente com mais eficácia diante de suas necessidades informacionais. Quanto ao método utilizado, caracteriza-se por ser uma pesquisa-ação, de abordagem quali-quantitativa, classificada como exploratória e descritiva. A coleta dos dados realizou-se por meio de observação participante, entrevista não estruturada e realização de um grupo focal, com objetivo de obter maior participação dos colaboradores na construção do mapeamento do fluxo de valor atual, identificando possíveis melhorias que podem ser implantadas para assim construir o mapeamento de fluxo futuro, ideal ao bom andamento dos processos. O setor escolhido para aplicação do estudo foi o despachante, por apresentar alguns pontos críticos e também por ser o setor que mais apresenta demanda documental do arquivo. Em relação à aplicação da pesquisa, seguiram-se os seguintes passos: Treinamento e conscientização dos colaboradores para o pensamento Lean; MFV estado atual; MFV - estado Futuro; Plano de ação e Avaliação e discussão dos resultados. Entre os resultados obtidos da pesquisa realizada, destaca-se, de forma quantitativa, a redução de desperdícios com ganhos significativos do Lead Time, diminuindo o tempo gasto para processar as atividades e tempo em que o material fica parado, esperando para ser processado. Ganhos financeiros também foram obtidos, com mais aproveitamento dos recursos e uma reformulação na forma de guardar os documentos. De forma qualitativa, destaca-se um melhor ambiente de trabalho com práticas da gestão visual para comunicação das informações e aumento da eficiência do serviço prestado, gerando mais satisfação do cliente.Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superio